Een TMS kiezen: de checklist
Een TMS gebruik je elke dag, op kantoor en in de cabine. Een verkeerde keuze kost jarenlang tijd. Met deze checklist vergelijk je systemen op wat er in de praktijk toe doet.
1. Begin bij je eigen werkwijze
Schrijf eerst op hoe jouw ritten er echt uitzien, voordat je naar software kijkt. Wordt er op een andere dag gelost dan geladen? Werk je met weekopdrachten, charters, vervolgopdrachten of vaste klanten met eigen tarieven? Maak onderscheid tussen wat je echt moet hebben en wat mooi meegenomen is.
2. De planning
- Slepen: kun je opdrachten naar een rit slepen, en binnen en tussen ritten verschuiven?
- Live: zien collega-planners en chauffeurs een wijziging meteen?
- Onderweg: kun je ook plannen als je niet achter je bureau zit?
- Charters: kun je charters net zo aansturen als je eigen chauffeurs?
- Route: rekent het systeem kilometers en rijtijd voor een vrachtwagen uit?
3. De chauffeursapp
- Apple en Android: werkt de app op de telefoons die je chauffeurs al hebben?
- Eenvoud: kan een chauffeur er zonder uitleg mee werken, ook met grote letters?
- Automatisch: wordt aankomst vanzelf geregistreerd, of moet de chauffeur alles aantikken?
- Zelf wijzigen: kan de chauffeur een wijziging zelf maken, of moet hij bellen?
- Navigatie: kan hij zijn eigen navigatie-app gebruiken?
4. Vrachtbrieven en documenten
- Digitaal tekenen: bij laden en lossen, met tijd en locatie.
- Scannen: kan een papieren vrachtbrief netjes als PDF bij de opdracht?
- Automatisch mailen: krijgt de opdrachtgever de vrachtbrief vanzelf, en zie je of hij aankwam?
5. Tarieven, facturatie en boekhouding
- Tarieven: per opdrachtgever, per kilometer, per uur, met dieseltoeslag.
- Factureren: per dag afwerken en verzamelfacturen per week of maand.
- Koppeling: sluit het systeem aan op jouw boekhoudpakket?
6. Uren en verloning
- Dagstaat: registreert de chauffeur zijn werkdag in de app?
- Controle: kan kantoor uren corrigeren voordat ze naar het loon gaan?
- Toeslagen: worden uren gesplitst naar overuren, weekend en nacht?
7. Opdrachtgevers
- Portaal: kunnen opdrachtgevers zelf opdrachten inschieten, als jij dat wilt?
- Status: zien ze zelf hoe ver hun opdracht is?
- Documenten: halen ze vrachtbrieven en facturen zelf op?
8. Invoering en ondersteuning
- Geen installatie: werkt kantoor gewoon in de browser?
- Inloggen: hoe loggen chauffeurs en opdrachtgevers in, en is dat veilig?
- Hulp: is er een handleiding in het systeem, en kun je iemand bellen?
- Maatwerk: kan het systeem worden aangepast aan jouw werkwijze?
- Demo: laat de leverancier het zien met jouw eigen soort ritten?
Hoe VYS TMS deze lijst invult
VYS TMS is gebouwd vanuit de praktijk, door developers die zelf uit de transportwereld komen, en dat zie je terug in deze lijst. Het heeft een live planbord, plannen vanuit de app, charters in dezelfde app, automatische aankomstregistratie, digitale en gescande vrachtbrieven, tarieven met dieseltoeslag, dagfacturatie, urenregistratie met toeslagen, een optionele vrachtportal en maatwerk in overleg. Bekijk alle functies, of vraag een demo aan met je eigen ritten.
Vragen over het kiezen van een TMS
Hoe lang duurt het om over te stappen op een nieuw TMS?
Dat hangt af van hoeveel gegevens je meeneemt en hoeveel mensen ermee gaan werken. Vraag de leverancier om een concreet plan voor jouw situatie.
Wat vraag ik tijdens een demo?
Laat een paar van je eigen lastige ritten zien, zoals laden en lossen op verschillende dagen of een charter, en vraag hoe de chauffeur en de opdrachtgever het zien.
Moet het TMS koppelen met mijn boekhouding?
Het scheelt veel werk. VYS TMS koppelt voor goederenvervoer met Björn Lundén; voor andere pakketten kun je contact opnemen.
Meer over VYS TMS
Wat is een TMS?
Een TMS brengt opdrachten, ritplanning, vrachtbrieven en facturatie van een transportbedrijf samen in één systeem. Wat het doet en wat het oplevert.
Transportsoftware
Transportsoftware voor de KTO en middelgrote transportbedrijven: opdrachten, planning, chauffeursapp, vrachtbrieven, facturatie en verloning in één systeem.
TMS voor de KTO
VYS TMS is gemaakt voor de KTO en middelgrote transportbedrijven: plannen op kantoor of onderweg, zelfstandige chauffeurs, charters en facturatie zonder gedoe.
Zien hoe het werkt met jouw eigen ritten?
VYS TMS is gebouwd vanuit de praktijk, door developers die zelf uit de transportwereld komen. We laten het graag zien, van opdracht tot factuur, en denken mee over maatwerk voor jouw manier van werken.