Digitale vrachtbrieven: tekenen, scannen en automatisch mailen
Laat de afzender bij het laden en de geadresseerde bij het lossen tekenen op de telefoon, of scan de papieren vrachtbrief. De opdrachtgever krijgt hem vanzelf in zijn mailbox, en jij ziet of hij is aangekomen.
AVC of CMR, automatisch bepaald
- AVC: voor binnenlands vervoer.
- CMR: voor internationaal vervoer.
- Genummerd: automatisch, per vrachtbrief.
- PDF: met alle vakken ingevuld vanuit de opdracht.
Tekenen bij laden en lossen
- Op het scherm: met naam, tijd en GPS.
- Handtekening vervoerder: wordt automatisch ingevuld.
- In de browser: tekenen kan ook op kantoor.
Niet ongemerkt te wijzigen
Inhoud en handtekening worden vastgelegd met een controlecode en een logboek. Zo is een getekende vrachtbrief niet ongemerkt aan te passen.
Papieren vrachtbrief scannen
Wordt er toch op papier getekend, dan scant de chauffeur de vrachtbrief met de documentscanner van zijn telefoon. De randen worden herkend en recht getrokken, en het resultaat komt als PDF bij de opdracht.
Automatisch naar de opdrachtgever
- Per opdrachtgever in te stellen: mailen na laden, na lossen of allebei.
- Mailstatus: verzonden, afgeleverd, geopend of niet aangekomen.
- Weekzip: met de vrachtbrieven van de week bij de factuurmail.
- Vrachtportal: opdrachtgevers downloaden vrachtbrieven zelf, als je die aanbiedt.
Archief per dag
Alle digitale en gescande vrachtbrieven en foto’s staan per dag in het archief, met een telling van wat er digitaal en gescand is bewaard.
Digitale vrachtbrief en e-CMR
Voor internationaal vervoer bestaat het e-CMR-protocol, en binnen de Benelux loopt een proef met de e-CMR waarin alleen erkende leveranciers meedoen. Die proef is verlengd tot 8 juli 2027 (bron: NIWO). Vervoer je onder die regeling, stem dan met je opdrachtgever af welke vorm hij verwacht. Met VYS TMS heb je in elk geval een digitaal getekende vrachtbrief als PDF met controlecode en logboek, en kun je een papieren vrachtbrief altijd scannen en koppelen.
Vragen over digitale vrachtbrieven
Kan de opdrachtgever de vrachtbrief zelf downloaden?
Ja, via de vrachtportal, als je die voor hem aanzet. Daarnaast kan de vrachtbrief automatisch worden gemaild.
Wat als er toch op papier wordt getekend?
Dan scant de chauffeur de vrachtbrief met zijn telefoon en komt hij als PDF bij de opdracht.
Kan ik zien of de mail met de vrachtbrief is aangekomen?
Ja, je ziet per vrachtbrief of de mail is verzonden, afgeleverd, geopend of niet aangekomen.
Is dit hetzelfde als de e-CMR uit de Benelux-proef?
In die proef doen alleen erkende leveranciers mee. Stem met je opdrachtgever af welke vorm hij verwacht. Neem gerust contact op als je hierover vragen hebt.
Meer over VYS TMS
Chauffeursapp
De VYS TMS-chauffeursapp toont ritten en stops, registreert aankomst automatisch, laat vrachtbrieven tekenen en laat chauffeurs zelf wijzigingen maken.
Klantportaal
Met de optionele vrachtportal schieten opdrachtgevers zelf opdrachten in, volgen ze de status en downloaden ze vrachtbrieven en facturen. In je eigen huisstijl.
Facturatie
Factureer op wat er echt gereden is: tarieven per kilometer en uur met dieseltoeslag, dagfacturatie, verzamelfacturen en koppeling met Björn Lundén.
Zien hoe het werkt met jouw eigen ritten?
VYS TMS is gebouwd vanuit de praktijk, door developers die zelf uit de transportwereld komen. We laten het graag zien, van opdracht tot factuur, en denken mee over maatwerk voor jouw manier van werken.