Lettres de voiture numériques : signer, scanner et envoyer automatiquement
Faites signer l'expéditeur au chargement et le destinataire au déchargement sur le téléphone, ou scannez la lettre de voiture papier. Le donneur d'ordre la reçoit toute seule dans sa boîte mail, et vous voyez si elle est arrivée.
AVC ou CMR, déterminée automatiquement
- AVC: pour le transport national.
- CMR: pour le transport international.
- Numérotée: automatiquement, par lettre de voiture.
- PDF: avec toutes les cases remplies depuis la commande.
Signer au chargement et au déchargement
- À l'écran: avec nom, heure et GPS.
- Signature du transporteur: remplie automatiquement.
- Dans le navigateur: la signature est aussi possible au bureau.
Impossible à modifier sans que cela se voie
Le contenu et la signature sont enregistrés avec un code de contrôle et un journal. Ainsi une lettre de voiture signée ne peut pas être ajustée sans que cela se voie.
Scanner la lettre de voiture papier
Si l'on signe malgré tout sur papier, le chauffeur scanne la lettre de voiture avec le scanner de documents de son téléphone. Les bords sont reconnus et redressés, et le résultat arrive en PDF sur la commande.
Automatiquement au donneur d'ordre
- Réglable par donneur d'ordre: envoyer après le chargement, après le déchargement ou les deux.
- Statut de l'e-mail: envoyé, distribué, ouvert ou non arrivé.
- Zip hebdomadaire: avec les lettres de voiture de la semaine jointes à l'e-mail de facture.
- Portail fret: les donneurs d'ordre téléchargent eux-mêmes les lettres de voiture, si vous le proposez.
Archive par jour
Toutes les lettres de voiture numériques et scannées et les photos sont classées par jour dans l'archive, avec un décompte de ce qui est conservé en numérique et en scanné.
Lettre de voiture numérique et e-CMR
Pour le transport international il existe le protocole e-CMR, et au Benelux un essai avec l'e-CMR est en cours, auquel seuls des fournisseurs agréés participent. Cet essai est prolongé jusqu'au 8 juillet 2027 (source : NIWO). Si vous transportez sous cette réglementation, convenez avec votre donneur d'ordre de la forme qu'il attend. Avec VYS TMS vous avez en tout cas une lettre de voiture signée numériquement en PDF avec code de contrôle et journal, et vous pouvez toujours scanner et lier une lettre de voiture papier.
Questions sur les lettres de voiture numériques
Le donneur d'ordre peut-il télécharger lui-même la lettre de voiture ?
Oui, via le portail fret, si vous l'activez pour lui. La lettre de voiture peut en outre être envoyée automatiquement par e-mail.
Et si l'on signe malgré tout sur papier ?
Alors le chauffeur scanne la lettre de voiture avec son téléphone et elle arrive en PDF sur la commande.
Puis-je voir si l'e-mail avec la lettre de voiture est arrivé ?
Oui, vous voyez par lettre de voiture si l'e-mail est envoyé, distribué, ouvert ou non arrivé.
Est-ce la même chose que l'e-CMR de l'essai Benelux ?
À cet essai ne participent que des fournisseurs agréés. Convenez avec votre donneur d'ordre de la forme qu'il attend. N'hésitez pas à prendre contact si vous avez des questions à ce sujet.
En savoir plus sur VYS TMS
Application chauffeur
L'application chauffeur de VYS TMS montre tournées et arrêts, enregistre l'arrivée automatiquement, fait signer les lettres de voiture et laisse les chauffeurs faire leurs propres modifications.
Portail client
Avec le portail fret facultatif, les donneurs d'ordre saisissent eux-mêmes leurs commandes, suivent le statut et téléchargent lettres de voiture et factures. Avec votre logo.
Facturation
Facturez sur ce qui a réellement été roulé : tarifs au kilomètre et à l'heure avec surcharge gazole, facturation journalière, factures groupées et liaison avec Björn Lundén.
Voir comment cela fonctionne avec vos propres tournées ?
VYS TMS est construit à partir de la pratique, par des développeurs qui viennent du monde du transport. Nous le montrons volontiers, de la commande à la facture, et nous réfléchissons avec vous à du sur-mesure pour votre façon de travailler.