De la commande à la facture dans un seul système
VYS TMS est conçu spécialement pour la petite entreprise de transport et pour les entreprises moyennes : avec des chauffeurs indépendants, ou là où le planificateur prend lui aussi souvent le volant et doit planifier et ajuster en route. Un TMS avec sa propre application d'ordinateur de bord, qui tourne sur une tablette séparée dans la cabine ou tout simplement sur le téléphone du chauffeur. Planifiez en direct dans le navigateur et dans l'application, faites signer ou scanner les lettres de voiture par les chauffeurs, laissez si vous le souhaitez les donneurs d'ordre saisir eux-mêmes leurs commandes via leur portail et facturez automatiquement sur la base de ce qui a réellement été roulé.
- Le seul TMS avec lequel vous planifiez depuis l'application mobile et/ou depuis le navigateur sur le PC
- Planifier des commandes sur une journée ou sur toute une semaine, aussi en tournée de complément
- Lettres de voiture numériques et scannées
- En option : les donneurs d'ordre saisissent eux-mêmes leurs commandes
- Application d'ordinateur de bord propre : sur une tablette dans la cabine ou sur le téléphone du chauffeur, pour Apple et Android
- Facturation avec liaison comptable
- Développements sur mesure possibles dans de nombreux domaines
- Construit à partir de la pratique du transport
Conçu pour la petite et la moyenne entreprise de transport
VYS TMS s'adresse spécialement à la petite entreprise de transport et aux entreprises moyennes. Des entreprises qui travaillent avec des chauffeurs indépendants, et des entreprises où le planificateur prend lui aussi souvent le volant et doit donc planifier et ajuster en route. C'est pourquoi VYS TMS est le seul TMS où vous planifiez aussi depuis l'application : pas seulement au bureau, mais tout aussi bien sur la route.
Le planificateur prend parfois le volant ?
Alors vous continuez à planifier en route dans l'application : créer des commandes, les affecter à une tournée et déplacer des arrêts. Ce n'est pas obligatoire, mais c'est toujours possible. Ce que vous modifiez en route est aussitôt chez vos chauffeurs et au bureau.
Chauffeurs indépendants
Donnez aux chauffeurs le rôle de superchauffeur : ils prennent eux-mêmes des commandes dans la réserve, créent de nouvelles commandes et mettent leurs arrêts dans leur propre ordre.
Petite équipe, sans complications
Le bureau travaille dans le navigateur sans installation, les chauffeurs avec l'application pour Apple (iPhone) et Android, et si vous le souhaitez, les donneurs d'ordre saisissent eux-mêmes leurs commandes via le portail. La connexion se fait avec un code par e-mail, sans mots de passe.
Construit par des gens qui connaissent le transport de l'intérieur
VYS TMS n'a pas été imaginé derrière un bureau. Il est construit à partir de la pratique, par des développeurs expérimentés qui viennent eux-mêmes du monde du transport et savent comment cela se passe vraiment. Qu'un chargement n'est pas toujours déchargé le jour même où il est chargé, qu'un chauffeur n'a pas le temps de téléphoner en route, et que le planificateur est parfois lui-même au volant. C'est pourquoi VYS TMS contient exactement ce dont les chauffeurs, les planificateurs et les gestionnaires ont besoin.
Ce dont les chauffeurs ont besoin
Leurs tournées arrêt par arrêt, la navigation avec leur propre application, l'arrivée enregistrée toute seule et le chargement et le déchargement en un geste. Les modifications, ils les font eux-mêmes dans l'application au lieu de téléphoner, et ils règlent la taille du texte comme ils le souhaitent.
Ce dont les planificateurs ont besoin
Un tableau de planification en direct où l'on glisse au lieu de taper, chargement et déchargement des jours différents, des affrétés qui tournent comme les chauffeurs maison, et la planification depuis l'application si vous êtes vous-même au volant. Ce que vous modifiez est aussitôt chez le chauffeur.
Ce dont les gestionnaires ont besoin
Facturer sur ce qui a réellement été roulé, des heures prêtes pour la paie, des lettres de voiture qui arrivent toutes seules chez le donneur d'ordre et une vue en direct de l'endroit où sont les véhicules. Moins d'administration, moins de relances et plus de listes éparses.
Bureau, chauffeur et donneur d'ordre travaillent dans le même système
Pas de listes éparses, pas de ressaisie. Ce que le planificateur modifie est aussitôt dans l'application, ce que le chauffeur enregistre est aussitôt au bureau, et le donneur d'ordre suit ses expéditions dans le portail.
Bureau
Commandes, tableau en direct, tarifs, facturation journalière, factures groupées, paie, parc et rapports. Tout dans le navigateur, avec plusieurs planificateurs à la fois.
Chauffeur
L'application pour Apple (iPhone) et Android : tournées et arrêts, navigation, enregistrement automatique de l'arrivée, chargement et déchargement, signer ou scanner les lettres de voiture, feuille de journée, découchage et messages avec la planification.
Donneur d'ordre
En option le portail fret : les donneurs d'ordre peuvent créer et saisir eux-mêmes leurs commandes, qui arrivent directement dans votre planification, suivre leur statut et télécharger lettres de voiture et factures. Ce n'est pas obligatoire : vous pouvez aussi tout saisir vous-même.
Saisir une fois, ensuite cela continue tout seul
Commande
Le planificateur la saisit, un chauffeur avec les droits voulus la crée dans l'application, ou, si vous le proposez, le donneur d'ordre la saisit lui-même via le portail fret.
Planification
Glisser sur le tableau ou dans l'application. Le chauffeur et les collègues voient la modification aussitôt.
Exécution
L'application enregistre l'arrivée automatiquement. Le chauffeur signale le chargement, le déchargement et le temps d'attente, fait signer la lettre de voiture ou la scanne, et fait les modifications lui-même dans l'application.
Facture
Les tarifs calculent la tournée, la journée est clôturée et la facture groupée part par e-mail et vers la comptabilité.
Saisir les commandes comme le transport fonctionne vraiment
Une commande se compose d'un bloc de chargement et d'un bloc de déchargement, chacun avec sa propre date et heure. Chargement et déchargement des jours différents, ou seulement un numéro de semaine où le planificateur choisit le jour plus tard, par exemple en tournée de complément : tout est possible.
- Adresses de chargement et de déchargement du carnet d'adresses ou saisies librement, avec nom d'entreprise, interlocuteur, téléphone et consignes pour le chauffeur.
- Plusieurs lignes de chargement par commande avec unité de transport, produit, quantité et poids, et une case pour chargement complet.
- Par jour ou par semaine: planifiez une commande un jour fixe, ou placez-la sur un numéro de semaine en tournée de complément que le planificateur insère là où il y a de la place cette semaine.
- Affrètement, références et notes.
- Commandes suivantes: l'adresse de déchargement devient l'adresse de chargement suivante, et ensemble elles arrivent sur une facture.
- Copier vers une nouvelle commande ou d'un coup aussi sur une deuxième date.
- Origine visible: saisie par le planificateur, via le portail fret ou depuis l'application chauffeur.
- Protégé: une commande chargée, déchargée ou facturée ne peut plus être supprimée par erreur.
Planifier au bureau ou en route, en même temps et en direct
Le tableau montre toutes les tournées du jour avec une réserve de commandes pas encore planifiées. Glissez un bloc de chargement ou de déchargement dans une tournée et tout le monde le voit aussitôt : les collègues dans le navigateur et le chauffeur dans l'application. Si vous êtes au volant, vous planifiez et ajustez depuis l'application. VYS TMS est le seul TMS où c'est possible.
- Glisser de la réserve vers une tournée, à l'intérieur d'une tournée et entre tournées, en liste ou en colonnes.
- Véhicule et chauffeur à choisir par tournée, avec une vue directe de qui est libre, déjà affecté ou en entretien.
- Planification des congés et de l'entretien: mettez des chauffeurs en congé pour une période et des camions en entretien, et voyez dans un graphique jour par jour combien de chauffeurs et de véhicules sont disponibles.
- Les affrétés tournent comme les autres: vous placez un affrété sur une tournée aussi facilement que vos propres chauffeurs. Avec l'application il voit ses tournées et arrêts, signale chargement et déchargement et fait signer la lettre de voiture, et vous suivez tout en direct.
- Tâches du jour, tâches de planification, découchage et notes comme blocs propres dans la tournée, plus départ et fin à la base.
- Optimiser l'itinéraire depuis la base, avec le chargement toujours avant le déchargement, et une carte avec kilomètres et temps de conduite selon un profil poids lourd.
- Avertissement si le chargement et le déchargement ne sont pas ensemble dans la planification.
- Planifier depuis l'application, en tant que seul TMS, pour les planificateurs en route : réserve de commandes, affectation, déplacement de blocs, ouverture de tournées et création de commandes.
- Voir comme le chauffeur: d'une seule pression vous vous connectez dans l'application en tant que planificateur sous le compte d'un de vos chauffeurs. Vous voyez exactement ce qu'il voit et vous l'aidez à distance, et avec Retour à l'admin vous redevenez planificateur.
- Aperçu du jour et planning des chauffeurs par camion ou par chauffeur, et un gardien de planification qui envoie un e-mail s'il reste des commandes ouvertes.
- Imprimer l'ordre de tournée ou l'enregistrer en PDF.
Planifier depuis l'application
La même planification, en route sur votre téléphone : toutes les tournées du jour, la réserve de commandes, choisir véhicule et chauffeur par tournée et déplacer des arrêts, et d'une pression voir comme le chauffeur.
Toutes les tournées du jour
La réserve de commandes
Choisir véhicule et chauffeur, déplacer des arrêts
Voir comme le chauffeur
Votre propre ordinateur de bord : sur une tablette dans la cabine ou sur le téléphone
VYS TMS a sa propre application d'ordinateur de bord, pour Apple (iPhone) et Android. Posez-la sur une tablette séparée dans un support au tableau de bord, ou laissez le chauffeur l'utiliser sur son propre téléphone : c'est la même application, avec les mêmes fonctions. Elle montre les tournées du jour, arrêt par arrêt, et enregistre tout ce dont le bureau a besoin pour la planification, la facturation et la paie. Le chauffeur n'a plus à transmettre les modifications à la planification : il les fait lui-même dans l'application.
- Tablette ou téléphone: une tablette fixe dans le véhicule, ou le téléphone que le chauffeur a déjà sur lui. Sur une tablette partagée chaque chauffeur se connecte avec son propre code, pour que ses tournées et ses heures lui appartiennent. Les tuiles se lisent depuis le tableau de bord et la taille du texte se règle soi-même. En savoir plus sur l'ordinateur de bord
- Aussi pour les affrétés: un affrété travaille avec la même application que vos propres chauffeurs. Ses tournées, heures d'arrivée, lettres de voiture et photos arrivent exactement de la même manière.
- Tournées et arrêts avec véhicule et semi-remorque, chargement par ligne, interlocuteur, notes du planificateur et du client, et recherche par tournée, client ou référence.
- Navigation avec la préférence de chacun : Apple Maps, Google Maps, Waze ou TomTom, plus Streetview et un itinéraire du jour sur la carte.
- Arrivée enregistrée automatiquement dès que le chauffeur est à l'adresse de chargement ou de déchargement, avec GPS et heure.
- Chargé et déchargé en un geste, démarrer et arrêter le temps d'attente, et saisir la quantité réellement chargée.
- Réserver des commandes soi-même: un superchauffeur prend des commandes dans la réserve, crée de nouvelles commandes et met les arrêts dans son propre ordre.
- Faire les modifications soi-même au lieu de les transmettre: le chauffeur n'a plus à téléphoner ni à écrire à la planification. Changer de tracteur ou de plaque, ajouter des notes et déplacer, répartir le chargement ou le déchargement sur un autre jour : il le fait lui-même dans l'application et le planificateur le voit aussitôt.
- Photos sur une commande, conservées avec la commande et envoyées par e-mail au donneur d'ordre.
- Messages avec la planification, avec notification push à l'arrivée d'un nouveau message.
- Mis à jour en direct dès que le planificateur change quelque chose, et taille du texte selon la préférence de chacun.
Lettres de voiture numériques, papier scanné et envoi automatique par e-mail
Faites signer l'expéditeur au chargement et le destinataire au déchargement sur le téléphone, ou scannez la lettre de voiture papier. Le donneur d'ordre la reçoit toute seule dans sa boîte mail.
- Lettre de voiture numérique: AVC pour le transport national ou CMR pour l'international, déterminée et numérotée automatiquement, en PDF avec toutes les cases.
- Signer à l'écran avec nom, heure et GPS. La signature du transporteur est remplie automatiquement.
- Contrôle des modifications: le contenu et la signature sont enregistrés avec un code de contrôle et un journal, de sorte qu'une lettre de voiture signée ne peut pas être modifiée sans que cela se voie.
- Scanner la lettre de voiture papier avec le scanner de documents du téléphone : bords reconnus, redressés, convertis en PDF et liés à la commande.
- Envoi automatique par e-mail au donneur d'ordre, réglable par donneur d'ordre : après le chargement, après le déchargement ou les deux.
- Statut de l'e-mail visible: envoyé, distribué, ouvert ou non arrivé.
- Archive par jour avec lettres de voiture numériques, scannées et photos, et les lettres de voiture de la semaine en zip avec l'e-mail de facture.
Les donneurs d'ordre peuvent saisir eux-mêmes leurs commandes
Le portail fret est une possibilité, pas une obligation. Vous décidez par donneur d'ordre s'il a accès, et sans portail vous saisissez simplement les commandes vous-même. Si vous le proposez, les donneurs d'ordre créent eux-mêmes leurs commandes et vous les envoient directement. Plus de coups de téléphone ni de mails à ressaisir : la commande est aussitôt dans le TMS, reconnaissable comme commande du portail et prête à planifier. Ensuite ils suivent eux-mêmes le statut et récupèrent lettres de voiture et factures. À votre charte graphique, et sans mot de passe.
- Créer et saisir des commandes soi-même: date et heure fixes ou seulement un numéro de semaine, adresse de chargement et de déchargement avec suggestions, produit, unité, quantité, poids, chargement complet et référence.
- Directement dans votre planification: une commande saisie arrive aussitôt dans le TMS, avec le portail fret comme origine.
- Suivre le statut en langage courant : nouvelle, confirmée, planifiée, chargée ou déchargée, avec qui a signé et quand.
- Télécharger les lettres de voiture, numériques et scannées, via des liens sécurisés et valables un temps limité.
- Factures avec statut et montant restant dû, en PDF.
- Référence propre ou numéro de commande et par exemple un centre de coûts par commande, qui suivent sur la facture. Le calendrier colore les jours où il manque quelque chose.
- Se connecter avec un code à usage unique par e-mail, et accès à activer ou désactiver par donneur d'ordre.
- Avec votre logo et votre nom en en-tête. Fonctionne aussi tout simplement sur le téléphone.
Facturer sur ce qui a réellement été roulé
Les tarifs par donneur d'ordre calculent chaque commande. Chaque jour vous clôturez les commandes et ensuite le système crée des factures groupées par semaine ou par mois, prêtes à envoyer par e-mail et à transmettre à la comptabilité.
- Modèles de tarifs avec tarif kilométrique, tarif horaire, surcharge gazole en pourcentage ou en montant fixe, et suppléments. Un modèle par donneur d'ordre avec ses propres écarts.
- Prix par commande ou par opération, un prix fixe pour toute une chaîne, et l'affrètement à l'heure. Les kilomètres et les heures sont proposés à partir de l'itinéraire.
- Facturation journalière par jour avec total du jour, par commande, pour l'affrètement ou de façon chronologique par chauffeur avec arrivée, départ, pause et temps de conduite.
- Quantité et poids réels depuis l'application, avec correction et enregistrement de qui l'a modifié.
- Factures groupées par semaine, mois ou période, par donneur d'ordre ou toutes à la fois, avec TVA, référence et une facture séparée par centre de coûts.
- Mise en page de facture propre avec un éditeur de modèles et un aperçu en direct, un modèle propre par donneur d'ordre, et livraison par e-mail ou impression.
- Suivre les factures: brouillon, envoyée, payée ou en retard, enregistrer les paiements, et le chiffre d'affaires mensuel dans un graphique.
- Liaison comptable avec Björn Lundén : synchroniser automatiquement donneurs d'ordre et factures, en brouillon ou comptabilisées directement, chaque nuit ou d'un clic.
Suivi du temps complet, prêt pour la paie
Le chauffeur tient sa feuille de journée dans l'application. Le bureau voit par chauffeur et par jour les temps de travail et de repos, peut corriger là où c'est nécessaire et exporte les heures avec les bons types de majoration.
- Début et fin du travail avec GPS, choix du véhicule et remarque, et un rappel si la journée n'est pas clôturée.
- Activités: repos, attente, entretien, plein et divers, plus les tâches du jour planifiées par le planificateur ou lancées par le chauffeur lui-même.
- Automatique: si le chauffeur se met à rouler, le repos ou l'attente en cours s'arrête tout seul.
- Découchage à enregistrer avec le lieu, et à saisir après coup à une date antérieure.
- Heures et temps de repos par chauffeur par jour, avec totaux, correction et l'itinéraire parcouru sur la carte.
- Aperçu des tâches du jour avec brut, pause, net et heures facturées.
- Paie selon la convention collective: heures réparties en heures supplémentaires, samedi, dimanche, nuit et déficit de pause, avec fenêtre de nuit et seuil d'heures supplémentaires réglables. Export vers Excel.
- Aussi le personnel d'atelier et de bureau enregistre ses heures dans la même application TMS, à côté des chauffeurs.
Savoir où sont vos véhicules, et le chronotachygraphe en ordre
Pendant la journée de travail le bureau voit en direct où roulent les chauffeurs. En dehors des heures de travail le suivi est coupé. L'application se connecte aussi au chronotachygraphe pour les temps de conduite et de repos et les téléchargements.
- Carte et liste en direct de tous les chauffeurs avec statut, tournée, vitesse et la trace de la dernière heure, dans le navigateur et dans l'application.
- Uniquement pendant le temps de travail: le GPS se coupe au repos, à la fin du travail ou sans journée de travail.
- Connecter le chronotachygraphe par Bluetooth (VDO DTCO 4.x et Stoneridge SE5000) : activité en direct, temps de conduite de la semaine et temps jusqu'au repos journalier.
- Téléchargements DDD de la carte conducteur et du véhicule, aussi à distance avec la carte entreprise au bureau, et automatiquement à intervalle.
- Échéances surveillées: rappels pour la carte (28 jours) et le véhicule (90 jours), et une archive avec contrôle de la signature numérique.
- Piloter le chronotachygraphe à distance: régler l'activité et faire la saisie manuelle depuis le téléphone.
Chauffeur indépendant ? Faites votre suivi des heures dans l'application TMS
Si vous roulez comme indépendant pour un ou plusieurs donneurs d'ordre, vous tenez vos heures dans la même application VYS TMS. Un geste par activité, et à la fin de la journée vous envoyez à votre donneur d'ordre un PDF avec une feuille de journée complète.
- Démarrer le service avec donneur d'ordre, kilométrage et plaque. Se connecter avec votre adresse e-mail et un code.
- Un geste par activité: conduire, se reposer, charger, décharger, attendre au chargement ou au déchargement, faire le plein, entretien ou panne, lavage, bouchon, pont ouvert, atteler, dételer et changer de semi-remorque avec sa plaque, caisses mobiles posées et reprises, et découcher.
- Vos propres boutons: modifier l'ordre, masquer des boutons et créer des activités propres avec nom, couleur et pictogramme.
- Automatique: si le véhicule se met à rouler, l'application démarre elle-même 'conduire'. À l'arrêt vous recevez un message, et à chaque changement d'activité l'application enregistre l'adresse où vous êtes.
- Ne rien oublier: le temps pas encore justifié continue de compter de façon visible et vous l'attribuez après coup. Un service qui passe minuit est scindé tout seul.
- Feuille de journée en PDF avec votre propre logo, toutes les activités, les kilométrages et l'itinéraire parcouru sur la carte. Envoyée par e-mail à votre donneur d'ordre d'un bouton, ou partagée depuis votre téléphone.
- Aperçu des services précédents, de l'itinéraire parcouru par jour et de tous vos donneurs d'ordre.
- Connecté en option au chronotachygraphe: si le chronotachygraphe indique la conduite, votre feuille de journée passe aussi sur conduire, avec le kilométrage à chaque changement.
La feuille de journée en PDF telle que le donneur d'ordre la reçoit. Les noms, entreprises et adresses ont été rendus méconnaissables dans cet exemple.
Tout ce que contient VYS TMS, en un coup d'oeil
Pas de modules séparés à acheter en plus : tout cela est dans le système.
Commandes
- Bloc de chargement et bloc de déchargement avec date et heure propres
- Commandes de semaine sur numéro de semaine, en tournée de complément
- Plusieurs lignes de chargement : unité, produit, quantité, poids
- Chargement complet (FTL) et affrètement
- Référence, référence client et centre de coûts
- Commandes suivantes et commandes liées sur une facture
- Copier et d'un coup sur une deuxième date
- Filtres, recherche et disposition des colonnes propre
- Export vers CSV
- Faire reconnaître des commandes dans les e-mails et pièces jointes PDF avec l'IA, pour contrôle
- Protection contre la suppression de commandes exécutées ou facturées
Planification
- Tableau avec réserve de commandes non planifiées
- Glisser dans et entre les tournées, liste ou colonnes
- Collaborer en direct avec plusieurs planificateurs
- Véhicule et chauffeur avec disponibilité
- Les affrétés tournent dans la planification et dans l'application, comme les chauffeurs maison
- Tâches du jour, tâches de planification, découchage et notes
- Optimiser l'itinéraire, carte avec km et temps de conduite
- Aperçu du jour par camion et planning des chauffeurs
- Planifier depuis l'application : le seul TMS où c'est possible
- D'une pression se connecter comme chauffeur pour voir et aider à distance
- Planification des congés des chauffeurs avec disponibilité par jour
- Planification de l'entretien des véhicules avec disponibilité par jour, et contrôles qui expirent planifiés aussitôt
- Gardien de planification par e-mail
- Imprimer l'ordre de tournée ou en PDF
Logiciel de planificationPlanifier depuis l'applicationPlanifier les affrétés
Application chauffeur
- Apple (iPhone) et Android, connexion par code
- Tournées, arrêts, chargement et notes
- Navigation avec sa propre application de cartes, Streetview, itinéraire du jour
- Arrivée enregistrée automatiquement à l'adresse
- Chargé, déchargé et temps d'attente en un geste
- Quantité et poids réellement chargés
- Superchauffeur : prendre et créer des commandes
- Faire les modifications soi-même au lieu de les transmettre : tracteur, notes, répartir sur un autre jour
- Photos sur une commande, envoyées par e-mail au donneur d'ordre
- Messages avec la planification et notifications push
- Rôles : chauffeur, superchauffeur et planificateur
- Taille du texte et couleurs des tuiles réglables
Lettres de voiture
- AVC et CMR numériques en PDF
- Signer au chargement et au déchargement, avec heure et GPS
- Signature du transporteur automatique
- Code de contrôle et journal contre les modifications
- La signature est aussi possible dans le navigateur
- Scanner la lettre de voiture papier en PDF
- Envoi automatique par e-mail au donneur d'ordre
- Statut de l'e-mail : distribué, ouvert, non arrivé
- Archive par jour avec statistiques
- Zip hebdomadaire avec les lettres de voiture joint à la facture
Portail fret (en option)
- Les donneurs d'ordre créent et saisissent eux-mêmes leurs commandes
- Commandes saisies directement dans le TMS
- À date fixe ou sur numéro de semaine
- Suivre le statut en langage courant
- Télécharger lettres de voiture et factures
- Référence propre, numéro de commande et centre de coûts
- Calendrier avec les données manquantes
- Gérer les données d'entreprise et les adresses standard
- Se connecter sans mot de passe
- À la charte graphique du transporteur
Tarification et facturation
- Modèles de tarifs : km, heure, gazole, suppléments
- Tarif par donneur d'ordre, par commande ou par opération
- Affrètement à l'heure
- Facturation journalière et aperçu chronologique du jour
- Factures groupées par semaine, mois ou période
- Facture séparée par centre de coûts
- Éditeur de modèles pour la facture
- Envoyer par e-mail ou imprimer, enregistrer les paiements
- Aperçu hebdomadaire et chiffre d'affaires mensuel
- Liaison comptable avec Björn Lundén
Heures et paie
- Feuille de journée dans l'application avec GPS
- Repos, attente, plein, entretien et tâches du jour
- Arrêt automatique du repos à la conduite
- Découchage et saisie après coup
- Signalement de travail avec boutons rapides sur le téléphone
- Corriger heures et temps de repos par chauffeur
- Aperçu des tâches du jour brut, pause, net
- Paie conventionnelle avec types de majoration
- Export vers Excel
- Enregistrer aussi les heures du personnel d'atelier et de bureau
Suivi et chronotachygraphe
- Carte en direct des chauffeurs et des véhicules
- Suivi uniquement pendant le temps de travail
- Connecter le chronotachygraphe par Bluetooth
- Temps de conduite et de repos en direct
- Téléchargement DDD carte et véhicule, aussi à distance
- Téléchargement automatique à intervalle
- Rappels 28 et 90 jours
- Archive DDD avec contrôle de signature
- Piloter le chronotachygraphe à distance et saisie manuelle
Administration
- Donneurs d'ordre avec interlocuteurs, registre du commerce, TVA et IBAN
- Importer les donneurs d'ordre depuis Excel ou CSV
- Carnet d'adresses de chargement et de déchargement avec consignes
- Dates d'expiration du permis, du contrôle et de la FCO par chauffeur, avec avertissement 60 jours avant
- Tracteurs, semi-remorques et remorques
- Dates de contrôle des véhicules : contrôle technique, chronotachygraphe et contrôles que vous définissez vous-même comme ADR ou HACCP, avec filtres sur la date d'expiration
- Types de véhicules et bases
- Produits, unités et tâches du jour comme variables
- Administrateurs avec rôles et droits par page
- Se connecter sans mot de passe, en option en deux étapes
- Journaux, statut des e-mails et données de connexion
- Manuel en ligne et visite guidée par écran
- Développements sur mesure dans de nombreux domaines, en concertation
Indépendants : suivi des heures
- Feuille de journée dans l'application TMS pour chauffeurs indépendants
- Un geste par activité, boutons propres
- Conduite automatique en cas de mouvement
- Attribuer après coup le temps non justifié
- Kilométrage de début et de fin
- Feuille de journée PDF avec logo et carte d'itinéraire
- Envoyer par e-mail au donneur d'ordre d'un bouton
- Connecté en option au chronotachygraphe
Nouveau avec un TMS ? Lisez ce qu'est un TMS, à quoi faire attention pour choisir et pourquoi VYS TMS convient à la petite entreprise de transport.
Ce que disent les clients
De la petite entreprise de transport à l'association de transport : voici comment les clients travaillent avec VYS TMS et la plateforme VYS sur laquelle il tourne.
En tant que petite entreprise de transport où le planificateur et le soussigné prennent eux aussi souvent le camion, nous avions besoin d'un TMS réellement pilotable depuis l'application, et pas seulement depuis un bureau. VYS TMS a été développé avec nous et correspond maintenant exactement à notre façon de travailler : des chauffeurs qui peuvent créer et modifier des commandes de façon autonome, une planification qui bouge en direct, et tout de la commande à la facture dans un seul système. Moins d'allers-retours au téléphone, plus de vue d'ensemble et moins besoin d'être au bureau.
Application vraiment agréable ! Elle fonctionne très bien, elle est claire et intuitive. Une manière idéale de piloter et de lire facilement le chronotachygraphe. Le suivi des heures détaillé, que l'on peut facilement télécharger en PDF et envoyer aux clients, est également très pratique. Bref : très satisfait et, honnêtement, je ne peux plus me passer de cette application.
L'association de transport Dijk en Waard collabore avec cette entreprise depuis 2019. Nous sommes récemment passés de VYS 1.0 à VYS 2.0. L'ensemble du logiciel de planification a ainsi reçu une mise à jour importante : gestion des membres, gestion des bénévoles, planning des chauffeurs, gestion du parc, planification des tournées, système de réservation avec application pour membres et chauffeurs et facturation entièrement automatisée. Tout est construit de façon logique, donc facile à utiliser, et en même temps l'aide est toujours là pour répondre aux questions. Nous en sommes très contents !
Questions sur VYS TMS
VYS TMS convient-il à une petite ou moyenne entreprise de transport ?
C'est précisément pour cela qu'il est fait. De la petite entreprise avec une poignée de véhicules, des chauffeurs indépendants ou un planificateur qui roule lui-même, jusqu'à l'entreprise moyenne où plusieurs planificateurs travaillent en même temps et en direct dans la même planification. Tout ce que vous pouvez planifier au bureau, vous pouvez aussi le planifier et l'ajuster en route dans l'application.
Puis-je aussi planifier depuis l'application ?
Oui, et VYS TMS est le seul TMS où c'est possible. Dans l'application vous voyez la réserve de commandes, vous affectez des commandes à une tournée, vous déplacez des arrêts dans et entre les tournées, vous ouvrez des tournées et vous créez de nouvelles commandes. Ce que vous modifiez en route est aussitôt chez vos chauffeurs et au bureau.
Puis-je voir en tant que planificateur ce que mon chauffeur voit dans l'application ?
Oui. D'une seule pression vous vous connectez dans l'application en tant que ce chauffeur. Vous voyez alors ses tournées et ses arrêts exactement comme il les voit, pour pouvoir l'aider à distance. Une barre en bas indique que vous êtes en mode chauffeur, et avec Retour à l'admin vous redevenez aussitôt planificateur.
Les affrétés peuvent-ils aussi figurer dans la planification ?
Oui, aussi facilement que vos propres chauffeurs. Vous placez simplement un affrété sur une tournée, et avec la même application VYS TMS pour Apple (iPhone) ou Android il voit les tournées que vous lui donnez. Chargement, déchargement, lettres de voiture et photos, il les enregistre de la même manière, donc au bureau et en route vous suivez tout en direct.
Y a-t-il aussi quelque chose pour les chauffeurs indépendants ?
Oui. Les chauffeurs indépendants tiennent leurs heures dans la même application VYS TMS, avec un geste par activité. À la fin de la journée ils envoient à leur donneur d'ordre d'un bouton un PDF avec la feuille de journée complète, kilométrages et itinéraire parcouru compris.
Sur quels appareils cela fonctionne-t-il ?
Le bureau travaille dans le navigateur, sans installation. L'application chauffeur existe pour Apple (iPhone) et Android, à télécharger sur l' App Store et sur Google Play. Le portail fret fonctionne dans n'importe quel navigateur, aussi sur le téléphone.
Comment les utilisateurs se connectent-ils ?
Sans mot de passe. Planificateurs, chauffeurs et donneurs d'ordre reçoivent un code à usage unique par e-mail. Pour les chauffeurs un code de connexion personnel fixe peut aussi être réglé, et les administrateurs peuvent activer la vérification en deux étapes.
Mon donneur d'ordre doit-il installer quelque chose ?
Non. Le portail fret est en outre facultatif : vous décidez par donneur d'ordre s'il a accès, et les commandes peuvent toujours aussi être saisies au bureau ou dans l'application. Si vous donnez accès à un donneur d'ordre, il se connecte avec son adresse e-mail, peut saisir lui-même ses commandes et voit ses commandes, lettres de voiture et factures.
Un chauffeur peut-il réserver des commandes lui-même ?
Oui, avec le rôle de superchauffeur. Il peut lier des commandes de la réserve à sa propre tournée, créer de nouvelles commandes et modifier l'ordre de ses arrêts. Un chauffeur ordinaire enregistre et termine ses tournées.
Les chauffeurs doivent-ils encore transmettre les modifications à la planification ?
Non. Si un chauffeur change de tracteur ou de plaque, veut ajouter une note ou si le chargement ou le déchargement doit passer à un autre jour, il l'ajuste lui-même dans l'application. La planification voit la modification aussitôt, sans coup de téléphone ni message.
Quels logiciels de comptabilité sont pris en charge ?
Pour le transport de marchandises il existe une liaison avec Björn Lundén, pour les donneurs d'ordre et les factures. Si vous travaillez avec un autre logiciel, prenez contact : la plateforme a aussi des liaisons avec Exact Online et SnelStart.
Est-ce possible à notre propre charte graphique ?
Le portail fret montre votre propre logo et votre nom, et l'application chauffeur récupère le logo et la couleur de votre entreprise. Le sur-mesure est possible en concertation.
Le sur-mesure est-il possible ?
Oui, dans de nombreux domaines. Si vous travaillez un peu autrement, si vous avez besoin d'une liaison avec un autre système, de données supplémentaires sur une commande ou d'un aperçu ou export propre, nous le construisons pour vous en concertation. Parlez-en tranquillement pendant la démo.
Voir comment cela fonctionne avec vos propres tournées ?
Nous montrons volontiers VYS TMS, de la commande à la facture, et nous réfléchissons avec vous à du sur-mesure pour votre façon de travailler. Écrivez-nous ou appelez-nous et nous fixons une démo.