Vom Auftrag bis zur Rechnung in einem System
VYS TMS ist speziell für kleine und mittelständische Transportunternehmen gemacht: mit selbstständigen Fahrern, oder dort, wo der Disponent selbst oft am Steuer sitzt und unterwegs planen und nachsteuern muss. Ein TMS mit eigener Bordcomputer-App, die auf einem separaten Tablet in der Kabine oder einfach auf dem Telefon des Fahrers läuft. Planen Sie live im Browser und in der App, lassen Sie Fahrer Frachtbriefe unterschreiben oder scannen, lassen Sie Auftraggeber bei Bedarf ihre Aufträge selbst über ein eigenes Portal einstellen und fakturieren Sie automatisch auf Basis dessen, was wirklich gefahren wurde.
- Das einzige TMS, mit dem Sie aus der mobilen App und/oder aus dem Browser am PC planen
- Aufträge für einen Tag oder eine ganze Woche planen, auch als Füllfahrt
- Digitale und gescannte Frachtbriefe
- Optional: Auftraggeber stellen ihre Aufträge selbst ein
- Eigene Bordcomputer-App: auf einem Tablet in der Kabine oder auf dem Telefon des Fahrers, für Apple und Android
- Fakturierung mit Buchhaltungsanbindung
- Individuelle Anpassungen in vielerlei Hinsicht möglich
- Aus der Praxis des Transports heraus gebaut
Gemacht für kleine und mittelständische Transportunternehmen
VYS TMS richtet sich speziell an kleine Transportunternehmen und an mittelständische Transportbetriebe. Unternehmen, die mit selbstständigen Fahrern arbeiten, und Betriebe, in denen der Disponent selbst oft am Steuer sitzt und deshalb unterwegs planen und nachsteuern muss. Deshalb ist VYS TMS das einzige TMS, bei dem Sie auch aus der App heraus planen: nicht nur im Büro, sondern genauso unterwegs.
Sitzt der Disponent auch mal selbst am Steuer?
Dann planen Sie unterwegs einfach in der App weiter: Aufträge anlegen, einer Tour zuweisen und Stopps verschieben. Es muss nicht sein, aber es geht immer. Was Sie unterwegs ändern, steht sofort bei Ihren Fahrern und im Büro.
Selbstständige Fahrer
Geben Sie Fahrern die Rolle Superfahrer: Sie holen sich Aufträge selbst aus dem Auftragspool, legen neue Aufträge an und bringen ihre Stopps in die eigene Reihenfolge.
Kleines Team, kein Aufwand
Das Büro arbeitet im Browser ohne Installation, Fahrer mit der App für Apple (iPhone) und Android, und wenn Sie möchten, stellen Auftraggeber ihre Aufträge selbst über das Portal ein. Die Anmeldung erfolgt mit einem Code per E-Mail, ohne Passwörter.
Gebaut von Menschen, die den Transport von innen kennen
VYS TMS ist nicht am Schreibtisch entstanden. Es ist aus der Praxis heraus gebaut, von erfahrenen Entwicklern, die selbst aus der Transportbranche kommen und wissen, wie es im Transport wirklich zugeht. Dass eine Ladung nicht immer am selben Tag entladen wird, an dem sie geladen wurde, dass ein Fahrer unterwegs keine Zeit zum Telefonieren hat, und dass der Disponent manchmal selbst am Steuer sitzt. Deshalb steckt in VYS TMS genau das, was Fahrer, Disponenten und Manager brauchen.
Was Fahrer brauchen
Ihre Touren Stopp für Stopp, Navigation mit der eigenen App, Ankunft, die automatisch erfasst wird, und Laden und Entladen mit einem Tipp. Änderungen machen sie selbst in der App statt anzurufen, und die Schrift stellen sie so groß ein, wie sie möchten.
Was Disponenten brauchen
Eine Live-Plantafel, auf der man zieht statt tippt, Laden und Entladen an verschiedenen Tagen, Frachtführer, die genauso mitlaufen wie eigene Fahrer, und Planen aus der App, wenn Sie selbst am Steuer sitzen. Was Sie ändern, steht sofort beim Fahrer.
Was Manager brauchen
Fakturieren nach dem, was wirklich gefahren wurde, Stunden, die für die Lohnbuchhaltung bereitstehen, Frachtbriefe, die von selbst beim Auftraggeber ankommen, und Live-Sicht darauf, wo die Fahrzeuge sind. Weniger Verwaltung, weniger Nachtelefonieren und keine losen Listen.
Büro, Fahrer und Auftraggeber arbeiten im selben System
Keine losen Listen, kein Abtippen. Was der Disponent ändert, steht sofort in der App, was der Fahrer erfasst, steht sofort im Büro, und der Auftraggeber verfolgt seine Sendungen im Portal.
Büro
Aufträge, Live-Plantafel, Tarife, Tagesfakturierung, Sammelrechnungen, Lohn, Fuhrpark und Auswertungen. Alles im Browser, mit mehreren Disponenten gleichzeitig.
Fahrer
Die App für Apple (iPhone) und Android: Touren und Stopps, Navigation, automatische Ankunftserfassung, Laden und Entladen, Frachtbriefe unterschreiben oder scannen, Tagesnachweis, Übernachtung und Nachrichten mit der Disposition.
Auftraggeber
Optional das Frachtportal: Auftraggeber können selbst Aufträge anlegen und einstellen, die direkt in Ihre Planung kommen, deren Status verfolgen und Frachtbriefe und Rechnungen herunterladen. Es muss nicht sein: Sie können alles auch einfach selbst erfassen.
Einmal erfassen, danach läuft es von selbst weiter
Auftrag
Der Disponent erfasst ihn, ein Fahrer mit den passenden Rechten legt ihn in der App an, oder, wenn Sie das anbieten, stellt der Auftraggeber ihn selbst über das Frachtportal ein.
Planung
Ziehen auf der Plantafel oder in der App. Fahrer und Kollegen sehen die Änderung sofort.
Ausführung
Die App erfasst die Ankunft automatisch. Der Fahrer meldet Laden, Entladen und Wartezeit, lässt den Frachtbrief unterschreiben oder scannt ihn, und macht Änderungen selbst in der App.
Rechnung
Tarife rechnen die Tour durch, der Tag wird abgearbeitet und die Sammelrechnung geht per E-Mail und in die Buchhaltung.
Aufträge so erfassen, wie Transport wirklich funktioniert
Ein Auftrag besteht aus einem Ladeblock und einem Entladeblock, jeder mit eigenem Datum und eigener Uhrzeit. Laden und Entladen an verschiedenen Tagen, oder nur eine Kalenderwoche, bei der der Disponent später den Tag wählt, zum Beispiel als Füllfahrt: alles ist möglich.
- Lade- und Entladeadressen aus dem Adressbuch oder frei erfasst, mit Firmenname, Ansprechpartner, Telefon und Anweisungen für den Fahrer.
- Mehrere Ladungszeilen pro Auftrag mit Transporteinheit, Produkt, Anzahl und Gewicht, und einem Häkchen für Komplettladung.
- Pro Tag oder pro Woche: Planen Sie einen Auftrag auf einen festen Tag, oder setzen Sie ihn auf eine Kalenderwoche als Füllfahrt, die der Disponent dort einsetzt, wo in der Woche Platz ist.
- Frachtführerarbeit, Referenzen und Notizen.
- Folgeaufträge: Die Entladeadresse wird die nächste Ladeadresse, und zusammen kommen sie auf eine Rechnung.
- Kopieren in einen neuen Auftrag oder in einem Zug auch auf ein zweites Datum.
- Herkunft sichtbar: erfasst vom Disponenten, über das Frachtportal oder aus der Fahrer-App.
- Geschützt: Ein geladener, entladener oder fakturierter Auftrag lässt sich nicht mehr versehentlich löschen.
Planen im Büro oder unterwegs, gleichzeitig und live
Die Plantafel zeigt alle Touren des Tages mit einem Pool noch nicht eingeplanter Aufträge. Ziehen Sie einen Lade- oder Entladeblock in eine Tour und alle sehen es sofort: Kollegen im Browser und der Fahrer in der App. Sitzen Sie selbst am Steuer, dann planen und steuern Sie aus der App nach. VYS TMS ist das einzige TMS, bei dem das geht.
- Ziehen vom Pool in eine Tour, innerhalb einer Tour und zwischen Touren, als Liste oder in Spalten.
- Fahrzeug und Fahrer pro Tour wählen, mit direkter Sicht darauf, wer frei, bereits eingesetzt oder in Wartung ist.
- Urlaubsplanung und Wartungsplanung: Setzen Sie Fahrer für einen Zeitraum auf Urlaub und Lkw in die Wartung, und sehen Sie in einer Grafik pro Tag voraus, wie viele Fahrer und Fahrzeuge einsetzbar sind.
- Frachtführer laufen einfach mit: Einen Frachtführer setzen Sie genauso einfach auf eine Tour wie Ihre eigenen Fahrer. Mit der App sieht er seine Touren und Stopps, meldet Laden und Entladen und lässt den Frachtbrief unterschreiben, und Sie verfolgen alles live.
- Tagesaufgaben, Planungsaufgaben, Übernachtung und Notizen als eigene Blöcke in der Tour, plus Start und Ende am Standort.
- Route optimieren ab dem Standort, mit Laden immer vor Entladen, und einer Karte mit Kilometern und Fahrzeit nach Lkw-Profil.
- Warnung wenn Laden und Entladen nicht zusammen in der Planung stehen.
- Planen aus der App, als einziges TMS, für Disponenten unterwegs: Auftragspool, Zuweisen, Blöcke verschieben, Touren öffnen und Aufträge anlegen.
- Als Fahrer mitschauen: Mit einem Tastendruck melden Sie sich als Disponent in der App als einer Ihrer Fahrer an. Sie sehen genau das, was er sieht, und helfen ihm aus der Ferne, und mit Zurück zum Admin sind Sie wieder Disponent.
- Tagesübersicht und Fahrerplanung pro Lkw oder pro Fahrer, und ein Planungswächter der mailt, wenn noch Aufträge offen sind.
- Tourenauftrag drucken oder als PDF speichern.
Planen aus der App
Dieselbe Planung, unterwegs auf Ihrem Telefon: alle Touren des Tages, der Auftragspool, pro Tour Fahrzeug und Fahrer wählen und Stopps verschieben, und mit einem Tippen als Fahrer mitschauen.
Alle Touren des Tages
Der Auftragspool
Fahrzeug und Fahrer wählen, Stopps verschieben
Als Fahrer mitschauen
Ihr eigener Bordcomputer: auf einem Tablet in der Kabine oder auf dem Telefon
VYS TMS hat eine eigene Bordcomputer-App, für Apple (iPhone) und Android. Stellen Sie sie auf ein separates Tablet in einer Halterung am Armaturenbrett, oder lassen Sie den Fahrer sie auf seinem eigenen Telefon nutzen: Es ist dieselbe App mit denselben Funktionen. Sie zeigt die Touren des Tages, Stopp für Stopp, und erfasst alles, was das Büro für Planung, Fakturierung und Lohn braucht. Änderungen muss der Fahrer nicht mehr an die Disposition durchgeben: Die macht er selbst in der App.
- Tablet oder Telefon: ein festes Tablet im Fahrzeug, oder das Telefon, das der Fahrer ohnehin dabei hat. Auf einem gemeinsam genutzten Tablet meldet sich jeder Fahrer mit seinem eigenen Code an, damit seine Touren und Stunden zu ihm gehören. Die Kacheln sind vom Armaturenbrett aus lesbar und die Schriftgröße stellen Sie selbst ein. Mehr über den Bordcomputer
- Auch für Frachtführer: Ein Frachtführer arbeitet mit derselben App wie Ihre eigenen Fahrer. Seine Touren, Ankunftszeiten, Frachtbriefe und Fotos kommen auf genau dieselbe Weise an.
- Touren und Stopps mit Fahrzeug und Auflieger, Ladung pro Zeile, Ansprechpartner, Notizen von Disponent und Kunde, und Suche nach Tour, Kunde oder Referenz.
- Navigation mit der eigenen Vorliebe: Apple Maps, Google Maps, Waze oder TomTom, plus Streetview und eine Tagesroute auf der Karte.
- Ankunft automatisch erfasst sobald der Fahrer an der Lade- oder Entladeadresse ist, mit GPS und Uhrzeit.
- Geladen und entladen mit einem Tipp, Wartezeit starten und stoppen, und die tatsächlich geladene Anzahl eintragen.
- Aufträge selbst buchen: Ein Superfahrer holt sich Aufträge aus dem Auftragspool, legt neue Aufträge an und bringt Stopps in seine eigene Reihenfolge.
- Änderungen selbst machen statt durchgeben: Der Fahrer muss nicht mehr anrufen oder der Disposition schreiben. Zugmaschine oder Kennzeichen wechseln, Notizen hinzufügen und verschieben, Laden oder Entladen auf einen anderen Tag aufteilen: Er macht es selbst in der App und der Disponent sieht es sofort.
- Fotos zu einem Auftrag, beim Auftrag gespeichert und an den Auftraggeber gemailt.
- Nachrichten mit der Disposition, mit Push-Meldung bei einer neuen Nachricht.
- Live aktualisiert sobald der Disponent etwas ändert, und Schriftgröße nach eigener Vorliebe.
Digitale Frachtbriefe, gescanntes Papier und automatisch gemailt
Lassen Sie den Absender beim Laden und den Empfänger beim Entladen auf dem Telefon unterschreiben, oder scannen Sie den Papierfrachtbrief. Der Auftraggeber bekommt ihn von selbst in sein Postfach.
- Digitaler Frachtbrief: AVC für den Inlandsverkehr oder CMR für den internationalen Verkehr, automatisch bestimmt und nummeriert, als PDF mit allen Feldern.
- Unterschreiben auf dem Bildschirm mit Name, Uhrzeit und GPS. Die Unterschrift des Frachtführers wird automatisch eingetragen.
- Kontrolle auf Änderungen: Inhalt und Unterschrift werden mit einem Prüfcode und einem Protokoll festgehalten, damit ein unterschriebener Frachtbrief nicht unbemerkt geändert werden kann.
- Papierfrachtbrief scannen mit dem Dokumentenscanner des Telefons: Ränder erkannt, gerade gezogen, in PDF umgewandelt und mit dem Auftrag verknüpft.
- Automatisch an den Auftraggeber mailen, pro Auftraggeber einstellbar: nach dem Laden, nach dem Entladen oder beides.
- Mailstatus sichtbar: versendet, zugestellt, geöffnet oder nicht angekommen.
- Archiv pro Tag mit digitalen, gescannten Frachtbriefen und Fotos, und die Frachtbriefe der Woche als ZIP bei der Rechnungsmail.
Auftraggeber können ihre Aufträge selbst einstellen
Das Frachtportal ist eine Möglichkeit, keine Pflicht. Sie bestimmen pro Auftraggeber, ob er Zugang bekommt, und ohne Portal erfassen Sie Aufträge einfach selbst. Bieten Sie es an, dann legen Auftraggeber ihre Aufträge selbst an und stellen sie direkt bei Ihnen ein. Keine Telefonate oder Mails mehr abtippen: Der Auftrag steht sofort im TMS, erkennbar als Auftrag aus dem Portal und bereit zum Einplanen. Danach verfolgen sie selbst den Status und holen sich Frachtbriefe und Rechnungen. In Ihrem Erscheinungsbild, und ohne Passwort.
- Aufträge selbst anlegen und einstellen: festes Datum und feste Uhrzeit oder nur eine Kalenderwoche, Lade- und Entladeadresse mit Vorschlägen, Produkt, Einheit, Anzahl, Gewicht, Komplettladung und Referenz.
- Direkt in Ihrer Planung: Ein eingestellter Auftrag kommt sofort im TMS an, mit dem Frachtportal als Herkunft.
- Status verfolgen in normaler Sprache: neu, bestätigt, eingeplant, geladen oder entladen, mit wer wann unterschrieben hat.
- Frachtbriefe herunterladen, digital und gescannt, über gesicherte und zeitlich begrenzt gültige Links.
- Rechnungen mit Status und offenem Betrag, als PDF.
- Eigene Referenz oder Bestellnummer und zum Beispiel eine Kostenstelle pro Auftrag, die auf die Rechnung mitgehen. Der Kalender färbt Tage, an denen etwas fehlt.
- Anmelden mit einem Einmalcode per E-Mail, und Zugang pro Auftraggeber ein- oder auszuschalten.
- Mit Ihrem Logo und Namen im Kopf. Funktioniert auch einfach auf dem Telefon.
Fakturieren nach dem, was wirklich gefahren wurde
Tarife pro Auftraggeber rechnen jeden Auftrag durch. Pro Tag arbeiten Sie die Aufträge ab und danach erstellt das System Sammelrechnungen pro Woche oder Monat, fertig zum Mailen und zur Übergabe an die Buchhaltung.
- Tarifvorlagen mit Kilometertarif, Stundentarif, Dieselzuschlag als Prozentsatz oder Festbetrag, und Zuschlägen. Pro Auftraggeber eine Vorlage mit eigenen Abweichungen.
- Preis pro Auftrag oder pro Vorgang, ein Festpreis für eine ganze Kette, und Frachtführerarbeit auf Stundenbasis. Kilometer und Stunden werden aus der Route vorgeschlagen.
- Tagesfakturierung pro Tag mit Tagessumme, pro Auftrag, für Frachtführerarbeit oder chronologisch pro Fahrer mit Ankunft, Abfahrt, Pause und Fahrzeit.
- Tatsächliche Anzahl und Gewicht aus der App, mit Korrektur und Festhalten, wer es geändert hat.
- Sammelrechnungen pro Woche, Monat oder Zeitraum, pro Auftraggeber oder alle zugleich, mit MwSt., Referenz und einer separaten Rechnung pro Kostenstelle.
- Eigenes Rechnungslayout mit einem Vorlageneditor und Live-Vorschau, pro Auftraggeber eine eigene Vorlage, und Zustellung per Mail oder Druck.
- Rechnungen verfolgen: Entwurf, versendet, bezahlt oder überfällig, Zahlungen erfassen, und Monatsumsatz in einer Grafik.
- Buchhaltungsanbindung mit Björn Lundén: Auftraggeber und Rechnungen automatisch synchronisieren, als Entwurf oder direkt gebucht, jede Nacht oder mit einem Klick.
Vollständige Zeiterfassung, bereit für die Lohnbuchhaltung
Der Fahrer führt seinen Tagesnachweis in der App. Das Büro sieht pro Fahrer pro Tag die Arbeits- und Ruhezeiten, kann korrigieren, wo nötig, und exportiert die Stunden mit den richtigen Zuschlagsarten.
- Beginn und Ende der Arbeit mit GPS, Fahrzeugwahl und Bemerkung, und einer Erinnerung, wenn der Arbeitstag nicht abgeschlossen ist.
- Aktivitäten: Ruhe, Warten, Wartung, Tanken und Sonstiges, plus Tagesaufgaben, die der Disponent eingeplant hat oder die der Fahrer selbst startet.
- Automatisch: Fährt der Fahrer los, dann stoppt die laufende Ruhe- oder Wartezeit von selbst.
- Übernachtung mit Ort festhalten, und nachträglich auf ein früheres Datum erfassen.
- Stunden und Ruhezeiten pro Fahrer pro Tag, mit Summen, Korrektur und der gefahrenen Route auf der Karte.
- Tagesaufgabenübersicht mit Brutto, Pause, Netto und fakturierten Stunden.
- Lohn nach Tarifvertrag: Stunden aufgeteilt nach Überstunden, Samstag, Sonntag, Nacht und Pausenfehlbetrag, mit einstellbarem Nachtfenster und Überstundengrenze. Export nach Excel.
- Auch Werkstatt- und Büropersonal erfasst seine Stunden in derselben TMS-App, neben den Fahrern.
Wissen, wo Ihre Fahrzeuge sind, und den Fahrtenschreiber im Griff
Während des Arbeitstages sieht das Büro live, wo die Fahrer fahren. Außerhalb der Arbeitszeit ist die Ortung aus. Die App koppelt auch mit dem Fahrtenschreiber für Lenk- und Ruhezeiten und Downloads.
- Live-Karte und Liste aller Fahrer mit Status, Tour, Geschwindigkeit und der Spur der letzten Stunde, im Browser und in der App.
- Nur während der Arbeitszeit: GPS geht aus bei Ruhe, Arbeitsende oder ohne Arbeitstag.
- Fahrtenschreiber koppeln über Bluetooth (VDO DTCO 4.x und Stoneridge SE5000): Live-Aktivität, Lenkzeit der Woche und Zeit bis zur Tagesruhe.
- DDD-Downloads von Fahrerkarte und Fahrzeug, auch aus der Ferne mit der Unternehmenskarte im Büro, und automatisch im Intervall.
- Fristen überwacht: Erinnerungen für die Karte (28 Tage) und das Fahrzeug (90 Tage), und ein Archiv mit Prüfung der digitalen Signatur.
- Fahrtenschreiber aus der Ferne bedienen: Aktivität einstellen und manuellen Nachtrag vom Telefon aus vornehmen.
Selbstständiger Fahrer? Machen Sie Ihre Stundenerfassung in der TMS-App
Fahren Sie als Selbstständiger für einen oder mehrere Auftraggeber, dann erfassen Sie Ihre Stunden in derselben VYS TMS-App. Ein Tipp pro Aktivität, und am Ende des Tages schicken Sie Ihrem Auftraggeber ein PDF mit einem vollständigen Tagesnachweis.
- Dienst starten mit Auftraggeber, Kilometerstand und Kennzeichen. Anmelden mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem Code.
- Ein Tipp pro Aktivität: Fahren, Ruhen, Laden, Entladen, Warten beim Laden oder Entladen, Tanken, Wartung oder Panne, Waschen, Stau, Brücke offen, An-, Ab- und Umkuppeln mit dem Kennzeichen des Aufliegers, Wechselbrücken auf und ab, und Übernachten.
- Ihre eigenen Tasten: Reihenfolge anpassen, Tasten ausblenden und eigene Aktivitäten anlegen mit Name, Farbe und Symbol.
- Automatisch: Fährt das Fahrzeug los, dann startet die App selbst 'Fahren'. Bei Stillstand bekommen Sie eine Meldung, und bei jedem Wechsel der Aktivität hält die App die Adresse fest, an der Sie sind.
- Nichts vergessen: Zeit, die noch nicht erfasst ist, läuft sichtbar weiter und weisen Sie nachträglich zu. Ein Dienst über Mitternacht wird von selbst geteilt.
- Tagesnachweis als PDF mit Ihrem eigenen Logo, allen Aktivitäten, den Kilometerständen und der gefahrenen Route auf der Karte. Mit einer Taste an Ihren Auftraggeber gemailt, oder von Ihrem Telefon aus geteilt.
- Übersicht früherer Dienste, der gefahrenen Route pro Tag und all Ihrer Auftraggeber.
- Optional gekoppelt mit dem Fahrtenschreiber: Fährt der Fahrtenschreiber, dann springt Ihr Tagesnachweis mit auf Fahren, mit dem Kilometerstand bei jedem Wechsel.
Der PDF-Tagesnachweis, so wie der Auftraggeber ihn bekommt. Namen, Firmen und Adressen sind in diesem Beispiel unkenntlich gemacht.
Alles, was in VYS TMS steckt, auf einen Blick
Keine losen Module, die Sie dazukaufen müssen: Das steckt alles im System.
Aufträge
- Ladeblock und Entladeblock mit eigenem Datum und eigener Uhrzeit
- Wochenaufträge auf Kalenderwoche, als Füllfahrt
- Mehrere Ladungszeilen: Einheit, Produkt, Anzahl, Gewicht
- Komplettladung (FTL) und Frachtführerarbeit
- Referenz, Kundenreferenz und Kostenstelle
- Folgeaufträge und verknüpfte Aufträge auf einer Rechnung
- Kopieren und in einem Zug auf ein zweites Datum
- Filter, Suche und eigene Spaltenaufteilung
- Export nach CSV
- Aufträge aus E-Mail und PDF-Anhängen mit KI erkennen lassen, zur Kontrolle
- Schutz gegen das Löschen ausgeführter oder fakturierter Aufträge
Planung
- Plantafel mit Pool nicht eingeplanter Aufträge
- Ziehen innerhalb und zwischen Touren, Liste oder Spalten
- Live zusammenarbeiten mit mehreren Disponenten
- Fahrzeug und Fahrer mit Verfügbarkeit
- Frachtführer laufen in Planung und App mit, genau wie eigene Fahrer
- Tagesaufgaben, Planungsaufgaben, Übernachtung und Notizen
- Route optimieren, Karte mit km und Fahrzeit
- Tagesübersicht pro Lkw und Fahrerplanung
- Planen aus der App: das einzige TMS, bei dem das geht
- Mit einem Tastendruck als Fahrer anmelden, um mitzuschauen und aus der Ferne zu helfen
- Urlaubsplanung Fahrer mit Verfügbarkeit pro Tag
- Wartungsplanung Fahrzeuge mit Verfügbarkeit pro Tag, und ablaufende Prüfungen direkt einplanen
- Planungswächter per Mail
- Tourenauftrag drucken oder als PDF
Fahrer-App
- Apple (iPhone) und Android, Anmelden mit Code
- Touren, Stopps, Ladung und Notizen
- Navigation mit eigener Karten-App, Streetview, Tagesroute
- Ankunft automatisch an der Adresse erfasst
- Geladen, entladen und Wartezeit mit einem Tipp
- Tatsächlich geladene Anzahl und Gewicht
- Superfahrer: Aufträge holen und anlegen
- Änderungen selbst machen statt durchgeben: Zugmaschine, Notizen, Aufteilen auf einen anderen Tag
- Fotos zu einem Auftrag, an den Auftraggeber gemailt
- Nachrichten mit der Disposition und Push-Meldungen
- Rollen: Fahrer, Superfahrer und Disponent
- Schriftgröße und Kachelfarben einstellbar
Frachtbriefe
- Digitale AVC und CMR als PDF
- Unterschreiben beim Laden und Entladen, mit Uhrzeit und GPS
- Unterschrift des Frachtführers automatisch
- Prüfcode und Protokoll gegen Änderungen
- Unterschreiben geht auch im Browser
- Papierfrachtbrief zu PDF scannen
- Automatisch an den Auftraggeber mailen
- Mailstatus: zugestellt, geöffnet, nicht angekommen
- Archiv pro Tag mit Statistik
- Wochen-ZIP mit Frachtbriefen bei der Rechnung
Frachtportal (optional)
- Auftraggeber legen Aufträge selbst an und stellen sie ein
- Eingestellte Aufträge direkt im TMS
- Auf festes Datum oder auf Kalenderwoche
- Status in normaler Sprache verfolgen
- Frachtbriefe und Rechnungen herunterladen
- Eigene Referenz, Bestellnummer und Kostenstelle
- Kalender mit fehlenden Angaben
- Firmendaten und Standardadressen verwalten
- Anmelden ohne Passwort
- Im Erscheinungsbild des Transportunternehmens
Tarifierung und Fakturierung
- Tarifvorlagen: km, Stunde, Diesel, Zuschläge
- Tarif pro Auftraggeber, pro Auftrag oder pro Vorgang
- Frachtführerarbeit auf Stundenbasis
- Tagesfakturierung und chronologische Tagesübersicht
- Sammelrechnungen pro Woche, Monat oder Zeitraum
- Separate Rechnung pro Kostenstelle
- Vorlageneditor für die Rechnung
- Mailen oder drucken, Zahlungen erfassen
- Wochenübersicht und Monatsumsatz
- Buchhaltungsanbindung mit Björn Lundén
Zeit und Lohn
- Tagesnachweis in der App mit GPS
- Ruhe, Warten, Tanken, Wartung und Tagesaufgaben
- Automatisches Stoppen der Ruhe beim Fahren
- Übernachtung und nachträglich erfassen
- Arbeitsmeldung mit Schnelltasten auf dem Telefon
- Stunden und Ruhezeiten pro Fahrer korrigieren
- Tagesaufgabenübersicht brutto, Pause, netto
- Tariflohn mit Zuschlagsarten
- Export nach Excel
- Auch Stunden erfassen für Werkstatt- und Büropersonal
Ortung und Fahrtenschreiber
- Live-Karte von Fahrern und Fahrzeugen
- Ortung nur während der Arbeitszeit
- Fahrtenschreiber über Bluetooth koppeln
- Live-Lenk- und -Ruhezeiten
- DDD-Download Karte und Fahrzeug, auch aus der Ferne
- Automatisch herunterladen im Intervall
- Erinnerungen 28 und 90 Tage
- DDD-Archiv mit Signaturprüfung
- Fahrtenschreiber aus der Ferne bedienen und manueller Nachtrag
Verwaltung
- Auftraggeber mit Ansprechpartnern, Handelsregister, USt-ID und IBAN
- Auftraggeber aus Excel oder CSV importieren
- Adressbuch Lade- und Entladeadressen mit Anweisungen
- Ablaufdaten von Führerschein, Untersuchung und Code 95 pro Fahrer, mit Warnung 60 Tage vorher
- Zugmaschinen, Auflieger und Anhänger
- Prüftermine von Fahrzeugen: HU, Fahrtenschreiber und selbst zu benennende Prüfungen wie ADR oder HACCP, mit Filtern auf Ablaufdatum
- Fahrzeugtypen und Standorte
- Produkte, Einheiten und Tagesaufgaben als Variablen
- Administratoren mit Rollen und Rechten pro Seite
- Anmelden ohne Passwort, optional zweistufig
- Protokolle, E-Mail-Status und Anmeldedaten
- Online-Handbuch und Rundgang pro Bildschirm
- Individuelle Anpassungen in vielerlei Hinsicht, nach Absprache
Selbstständige: Stundenerfassung
- Tagesnachweis in der TMS-App für selbstständige Fahrer
- Ein Tipp pro Aktivität, eigene Tasten
- Automatisch Fahren bei Bewegung
- Nicht erfasste Zeit nachträglich zuweisen
- Kilometerstand Beginn und Ende
- PDF-Tagesnachweis mit Logo und Routenkarte
- Mit einer Taste an den Auftraggeber mailen
- Optional gekoppelt mit dem Fahrtenschreiber
Neu mit einem TMS? Lesen Sie was ein TMS ist, worauf Sie bei der Wahl achten und warum VYS TMS zum kleinen Transportunternehmen passt.
Was Kunden sagen
Vom kleinen Transportunternehmen bis zum Fahrdienstverein: So arbeiten Kunden mit VYS TMS und der VYS-Plattform, auf der es läuft.
Als kleines Transportunternehmen, in dem der Disponent und der Unterzeichnende selbst oft auf dem Lkw sitzen, brauchten wir ein TMS, das sich tatsächlich aus der App steuern lässt, nicht nur vom Schreibtisch aus. VYS TMS wurde gemeinsam mit uns weiterentwickelt und passt jetzt genau zu unserer Arbeitsweise: Fahrer, die selbstständig Aufträge anlegen und ändern können, Planung, die live mitläuft, und alles vom Auftrag bis zur Rechnung in einem System. Weniger Hin-und-her-Telefonieren, mehr Überblick und weniger im Büro sein müssen.
Wahnsinnig schöne App! Arbeitet sehr angenehm, übersichtlich und intuitiv. Eine ideale Art, den Fahrtenschreiber einfach zu bedienen und auszulesen. Auch die ausführliche Stundenerfassung, die man leicht als PDF herunterladen und an Kunden schicken kann, ist ungeheuer praktisch. Kurzum: sehr zufrieden und ehrlich gesagt kann ich inzwischen nicht mehr ohne diese App.
Der Fahrdienstverein Dijk en Waard arbeitet bereits seit 2019 mit diesem Unternehmen zusammen. Kürzlich sind wir von VYS 1.0 auf VYS 2.0 umgestiegen. Das integrale Planungspaket hat damit ein wichtiges Update erhalten: Mitgliederverwaltung, Ehrenamtlichenverwaltung, Fahrerplanung, Fuhrparkverwaltung, Tourenplanung, Buchungssystem inkl. App für Mitglieder und Fahrer und Fakturierung, die vollständig automatisiert ist. Es ist logisch aufgebaut und dadurch einfach zu nutzen, und zugleich ist Hilfe immer da, um Fragen zu beantworten. Wir sind sehr zufrieden damit!
Fragen zu VYS TMS
Ist VYS TMS für ein kleines oder mittelständisches Transportunternehmen geeignet?
Genau dafür ist es gemacht. Vom kleinen Transportunternehmen mit einer Handvoll Fahrzeugen, selbstständigen Fahrern oder einem Disponenten, der selbst fährt, bis zum mittelständischen Transportbetrieb, in dem mehrere Disponenten gleichzeitig live in derselben Planung arbeiten. Alles, was Sie im Büro planen können, können Sie auch unterwegs in der App planen und nachsteuern.
Kann ich auch aus der App planen?
Ja, und VYS TMS ist das einzige TMS, bei dem das geht. In der App sehen Sie den Auftragspool, weisen Aufträge einer Tour zu, verschieben Stopps innerhalb und zwischen Touren, öffnen Touren und legen neue Aufträge an. Was Sie unterwegs ändern, steht sofort bei Ihren Fahrern und im Büro.
Kann ich als Disponent sehen, was mein Fahrer in der App sieht?
Ja. Mit einem Tastendruck melden Sie sich in der App als dieser Fahrer an. Sie sehen dann seine Touren und Stopps genau so, wie er sie sieht, damit Sie ihm aus der Ferne helfen können. Ein Balken unten zeigt, dass Sie im Fahrermodus sind, und mit Zurück zum Admin sind Sie sofort wieder Disponent.
Können Frachtführer auch in der Planung mitlaufen?
Ja, genauso einfach wie Ihre eigenen Fahrer. Einen Frachtführer setzen Sie einfach auf eine Tour, und mit derselben VYS TMS-App für Apple (iPhone) oder Android sieht er die Touren, die Sie ihm geben. Laden, Entladen, Frachtbriefe und Fotos erfasst er auf dieselbe Weise, sodass Sie im Büro und unterwegs alles live verfolgen.
Gibt es auch etwas für selbstständige Fahrer?
Ja. Selbstständige Fahrer erfassen ihre Stunden in derselben VYS TMS-App, mit einem Tipp pro Aktivität. Am Ende des Tages schicken sie ihrem Auftraggeber mit einer Taste ein PDF mit dem vollständigen Tagesnachweis, inklusive Kilometerständen und der gefahrenen Route.
Auf welchen Geräten funktioniert es?
Das Büro arbeitet im Browser, ohne Installation. Die Fahrer-App gibt es für Apple (iPhone) und Android, zum Herunterladen im App Store und bei Google Play. Das Frachtportal funktioniert in jedem Browser, auch auf dem Telefon.
Wie melden sich Nutzer an?
Ohne Passwort. Disponenten, Fahrer und Auftraggeber bekommen einen Einmalcode per E-Mail. Für Fahrer kann auch ein fester persönlicher Anmeldecode eingestellt werden, und Administratoren können die Zwei-Faktor-Authentifizierung einschalten.
Muss mein Auftraggeber etwas installieren?
Nein. Das Frachtportal ist zudem optional: Sie bestimmen pro Auftraggeber, ob er Zugang bekommt, und Aufträge erfassen können Sie immer auch einfach im Büro oder in der App. Geben Sie einem Auftraggeber Zugang, dann meldet er sich mit seiner E-Mail-Adresse an, kann selbst Aufträge einstellen und sieht seine Aufträge, Frachtbriefe und Rechnungen.
Kann ein Fahrer selbst Aufträge buchen?
Ja, mit der Rolle Superfahrer. Der kann Aufträge aus dem Auftragspool mit seiner eigenen Tour verknüpfen, neue Aufträge anlegen und die Reihenfolge seiner Stopps anpassen. Ein normaler Fahrer erfasst und arbeitet seine Touren ab.
Müssen Fahrer Änderungen noch an die Disposition durchgeben?
Nein. Wechselt ein Fahrer die Zugmaschine oder das Kennzeichen, möchte er eine Notiz hinzufügen oder muss Laden oder Entladen auf einen anderen Tag, dann passt er das selbst in der App an. Die Disposition sieht die Änderung sofort, ohne Telefonat oder Nachricht.
Welche Buchhaltungspakete werden unterstützt?
Für den Güterverkehr gibt es eine Anbindung an Björn Lundén, für Auftraggeber und Rechnungen. Arbeiten Sie mit einem anderen Paket, nehmen Sie Kontakt auf: Die Plattform hat auch Anbindungen an Exact Online und SnelStart.
Geht das in unserem eigenen Erscheinungsbild?
Das Frachtportal zeigt Ihr eigenes Logo und Ihren Namen, und die Fahrer-App holt Logo und Farbe Ihres Unternehmens. Individuelle Anpassungen sind nach Absprache möglich.
Sind individuelle Anpassungen möglich?
Ja, in vielerlei Hinsicht. Arbeiten Sie etwas anders, brauchen Sie eine Anbindung an ein anderes System, zusätzliche Angaben bei einem Auftrag oder eine eigene Übersicht oder einen Export, dann bauen wir das nach Absprache für Sie. Besprechen Sie es gerne während der Demo.
Sehen, wie es mit Ihren eigenen Touren funktioniert?
Wir zeigen VYS TMS gerne, vom Auftrag bis zur Rechnung, und denken mit über individuelle Anpassungen für Ihre Arbeitsweise. Mailen oder rufen Sie uns an und wir planen eine Demo ein.