Van opdracht tot factuur in één systeem
VYS TMS is speciaal gemaakt voor de KTO (kleine transportonderneming) en middelgrote transportbedrijven: met zelfstandige chauffeurs, of waar de planner zelf ook vaak op de auto zit en onderweg moet plannen en bijsturen. Een TMS met een eigen boordcomputer-app, die draait op een losse tablet in de cabine of gewoon op de telefoon van de chauffeur. Plan live in de browser en in de app, laat chauffeurs vrachtbrieven tekenen of scannen, laat opdrachtgevers als je dat wilt zelf opdrachten inschieten via hun eigen portal en factureer automatisch op basis van wat er echt gereden is.
- Het enige TMS waarmee je plant vanuit de mobiele app en/of vanuit de browser op de PC
- Opdrachten plannen op een dag of voor een hele week, als opvulrit
- Digitale en gescande vrachtbrieven
- Optioneel: opdrachtgevers schieten zelf opdrachten in
- Eigen boordcomputer-app: op een tablet in de cabine of op de telefoon van de chauffeur, voor Apple en Android
- Facturatie met boekhoudkoppeling
- Maatwerk mogelijk op allerlei vlakken
- Gebouwd vanuit de praktijk van de transport
Gemaakt voor de KTO en het middelgrote transportbedrijf
VYS TMS richt zich speciaal op de KTO, de kleine transportonderneming, en op middelgrote transportbedrijven. Bedrijven die werken met zelfstandige chauffeurs, en bedrijven waar de planner zelf ook vaak achter het stuur zit en dus onderweg moet plannen en bijsturen. Daarom is VYS TMS het enige TMS waarbij je ook vanuit de app plant: niet alleen op kantoor, maar net zo goed onderweg.
Zit de planner ook wel eens op de auto?
Dan plan je onderweg gewoon verder in de app: opdrachten aanmaken, toewijzen aan een rit en stops verschuiven. Het hoeft niet, maar het kan altijd. Wat je onderweg verandert, staat meteen bij je chauffeurs en op kantoor.
Zelfstandige chauffeurs
Geef chauffeurs de rol superchauffeur: ze pakken zelf opdrachten uit de opdrachtenbak, maken nieuwe opdrachten aan en zetten hun stops in hun eigen volgorde.
Klein team, geen gedoe
Kantoor werkt in de browser zonder installatie, chauffeurs met de app voor Apple (iPhone) en Android, en als je dat wilt, schieten opdrachtgevers hun opdrachten zelf in via het portal. Inloggen gaat met een code per mail, zonder wachtwoorden.
Gebouwd door mensen die de transport van binnenuit kennen
VYS TMS is niet achter een bureau bedacht. Het is gebouwd vanuit de praktijk, door ervaren developers die zelf uit de transportwereld komen en weten hoe het reilt en zeilt in de transport. Dat een lading niet altijd op dezelfde dag gelost wordt als hij geladen is, dat een chauffeur onderweg geen tijd heeft om te bellen, en dat de planner soms zelf achter het stuur zit. Daarom zit in VYS TMS precies wat chauffeurs, planners en managers nodig hebben.
Wat chauffeurs nodig hebben
Hun ritten stop voor stop, navigatie met hun eigen app, aankomst die vanzelf wordt geregistreerd en laden en lossen met een tik. Wijzigingen maken ze zelf in de app in plaats van te bellen, en de tekst zetten ze zo groot als ze willen.
Wat planners nodig hebben
Een live planbord waarop je sleept in plaats van typt, laden en lossen op verschillende dagen, charters die net zo meedraaien als eigen chauffeurs, en plannen vanuit de app als je zelf op de auto zit. Wat je wijzigt, staat meteen bij de chauffeur.
Wat managers nodig hebben
Factureren op wat er echt gereden is, uren die klaarstaan voor de loonadministratie, vrachtbrieven die vanzelf bij de opdrachtgever komen en live zicht op waar de wagens zijn. Minder administratie, minder nabellen en geen losse lijstjes.
Kantoor, chauffeur en opdrachtgever werken in hetzelfde systeem
Geen losse lijstjes, geen overtypen. Wat de planner wijzigt staat meteen in de app, wat de chauffeur registreert staat meteen op kantoor, en de opdrachtgever volgt zijn zendingen in het portal.
Kantoor
Opdrachten, live planbord, tarieven, dagfacturatie, verzamelfacturen, verloning, wagenpark en rapportage. Alles in de browser, met meerdere planners tegelijk.
Chauffeur
De app voor Apple (iPhone) en Android: ritten en stops, navigatie, automatische aankomstregistratie, laden en lossen, vrachtbrieven tekenen of scannen, dagstaat, overnachting en berichten met de planning.
Opdrachtgever
Optioneel de vrachtportal: opdrachtgevers kunnen zelf opdrachten aanmaken en inschieten, die direct in je planning binnenkomen, hun status volgen en vrachtbrieven en facturen downloaden. Het hoeft niet: je kunt alles ook gewoon zelf invoeren.
Een keer invoeren, daarna gaat het vanzelf door
Opdracht
De planner voert hem in, een chauffeur met de juiste rechten maakt hem in de app, of, als je dat aanbiedt, de opdrachtgever schiet hem zelf in via de vrachtportal.
Planning
Slepen op het planbord of in de app. Chauffeur en collega-planners zien de wijziging direct.
Uitvoering
De app registreert de aankomst automatisch. De chauffeur meldt laden, lossen en wachttijd, laat de vrachtbrief tekenen of scant hem, en maakt wijzigingen zelf in de app.
Factuur
Tarieven rekenen de rit door, de dag wordt afgewerkt en de verzamelfactuur gaat per mail en naar de boekhouding.
Opdrachten invoeren zoals transport echt werkt
Een opdracht bestaat uit een laadblok en een losblok, elk met een eigen datum en tijd. Laden en lossen op verschillende dagen, of alleen een weeknummer waarbij de planner later de dag kiest, bijvoorbeeld als opvulrit: het kan allemaal.
- Laad- en losadressen uit het adresboek of vrij ingevoerd, met bedrijfsnaam, contactpersoon, telefoon en instructies voor de chauffeur.
- Meerdere ladingsregels per opdracht met transporteenheid, product, aantal en gewicht, en een vinkje voor volle lading.
- Per dag of per week: plan een opdracht op een vaste dag, of zet hem op een weeknummer als opvulrit die de planner inzet waar die week ruimte is.
- Charterwerk, referenties en notities.
- Vervolgopdrachten: het losadres wordt het volgende laadadres, en samen komen ze op een factuur.
- Kopieren naar een nieuwe opdracht of in een keer ook op een tweede datum.
- Herkomst zichtbaar: ingevoerd door de planner, via de vrachtportal of vanuit de chauffeursapp.
- Beveiligd: een geladen, geloste of gefactureerde opdracht is niet meer per ongeluk te verwijderen.
Plannen op kantoor of onderweg, tegelijk en live
Het planbord toont alle ritten van de dag met een pool van nog niet ingeplande opdrachten. Sleep een laad- of losblok in een rit en iedereen ziet het direct: collega-planners in de browser en de chauffeur in de app. Zit je zelf op de auto, dan plan en stuur je bij vanuit de app. VYS TMS is het enige TMS waarbij dat kan.
- Slepen van de pool naar een rit, binnen een rit en tussen ritten, als lijst of in kolommen.
- Voertuig en chauffeur per rit kiezen, met direct zicht op wie vrij, al ingezet of in onderhoud is.
- Vakantieplanning en onderhoudsplanning: zet chauffeurs voor een periode op vakantie en vrachtwagens in onderhoud, en zie in een grafiek per dag vooruit hoeveel chauffeurs en wagens er inzetbaar zijn.
- Charters draaien gewoon mee: een charter zet je net zo eenvoudig op een rit als je eigen chauffeurs. Met de app ziet hij zijn ritten en stops, meldt hij laden en lossen en laat hij de vrachtbrief tekenen, en jij volgt alles live.
- Dagtaken, planningstaken, overnachting en notities als eigen blokken in de rit, plus start en einde op de standplaats.
- Route optimaliseren vanaf de standplaats, met laden altijd voor lossen, en een kaart met kilometers en rijtijd volgens een vrachtwagenprofiel.
- Waarschuwing als laden en lossen niet bij elkaar in de planning staan.
- Plannen vanuit de app, als enige TMS, voor planners onderweg: opdrachtenbak, toewijzen, blokken verslepen, ritten openen en opdrachten aanmaken.
- Meekijken als chauffeur: met één druk op de knop log je als planner in de app in als een van je chauffeurs. Je ziet precies wat hij ziet en helpt hem op afstand, en met Terug naar admin ben je weer planner.
- Dagoverzicht en chauffeursplanning per vrachtwagen of per chauffeur, en een planning-waakhond die mailt als er nog opdrachten open staan.
- Ritopdracht printen of opslaan als PDF.
Plannen vanuit de app
Dezelfde planning, onderweg op je telefoon: alle ritten van de dag, de opdrachtenbak, per rit voertuig en chauffeur kiezen en stops verslepen, en met één druk meekijken als chauffeur.
Alle ritten van de dag
De opdrachtenbak
Voertuig en chauffeur kiezen, stops verslepen
Meekijken als chauffeur
Je eigen boordcomputer: op een tablet in de cabine of op de telefoon
VYS TMS heeft een eigen boordcomputer-app, voor Apple (iPhone) en Android. Zet hem op een losse tablet in een houder op het dashboard, of laat de chauffeur hem gebruiken op zijn eigen telefoon: het is dezelfde app, met dezelfde functies. Hij toont de ritten van de dag, stop voor stop, en legt alles vast wat kantoor nodig heeft voor planning, facturatie en verloning. Wijzigingen hoeft de chauffeur niet meer door te geven aan de planning: die maakt hij zelf in de app.
- Tablet of telefoon: een vaste tablet in de auto, of de telefoon die de chauffeur toch al bij zich heeft. Op een gedeelde tablet meldt elke chauffeur zich aan met zijn eigen code, zodat zijn ritten en uren bij hem horen. De tegels zijn vanaf het dashboard te lezen en de tekstgrootte stel je zelf in. Meer over de boordcomputer
- Ook voor charters: een charter werkt met dezelfde app als je eigen chauffeurs. Zijn ritten, aankomsttijden, vrachtbrieven en foto's komen op precies dezelfde manier binnen.
- Ritten en stops met voertuig en oplegger, lading per regel, contactpersoon, notities van planner en klant, en zoeken op rit, klant of referentie.
- Navigatie met de eigen voorkeur: Apple Maps, Google Maps, Waze of TomTom, plus Streetview en een dagroute op de kaart.
- Aankomst automatisch geregistreerd zodra de chauffeur op het laad- of losadres is, met GPS en tijd.
- Geladen en gelost met een tik, wachttijd starten en stoppen, en het werkelijk geladen aantal invullen.
- Zelf opdrachten boeken: een superchauffeur claimt opdrachten uit de opdrachtenbak, maakt nieuwe opdrachten aan en zet stops in zijn eigen volgorde.
- Wijzigingen zelf maken in plaats van doorgeven: de chauffeur hoeft niet meer te bellen of te appen met de planning. Van trekker of kenteken wisselen, notities toevoegen en verslepen, laden of lossen naar een andere dag splitsen: hij doet het zelf in de app en de planner ziet het meteen.
- Foto's bij een opdracht, bewaard bij de opdracht en gemaild naar de opdrachtgever.
- Berichten met de planning, met pushmelding bij een nieuw bericht.
- Live bijgewerkt zodra de planner iets verandert, en tekstgrootte naar eigen voorkeur.
Digitale vrachtbrieven, gescand papier en automatisch gemaild
Laat de afzender bij het laden en de geadresseerde bij het lossen tekenen op de telefoon, of scan de papieren vrachtbrief. De opdrachtgever krijgt hem vanzelf in zijn mailbox.
- Digitale vrachtbrief: AVC voor binnenlands vervoer of CMR voor internationaal, automatisch bepaald en genummerd, als PDF met alle vakken.
- Tekenen op het scherm met naam, tijd en GPS. De handtekening van de vervoerder wordt automatisch ingevuld.
- Controle op wijzigingen: inhoud en handtekening worden vastgelegd met een controlecode en een logboek, zodat een getekende vrachtbrief niet ongemerkt te wijzigen is.
- Papieren vrachtbrief scannen met de documentscanner van de telefoon: randen herkend, recht getrokken, omgezet naar PDF en gekoppeld aan de opdracht.
- Automatisch mailen naar de opdrachtgever, per opdrachtgever in te stellen: na laden, na lossen of allebei.
- Mailstatus zichtbaar: verzonden, afgeleverd, geopend of niet aangekomen.
- Archief per dag met digitale, gescande vrachtbrieven en foto's, en de vrachtbrieven van de week als zip bij de factuurmail.
Opdrachtgevers kunnen zelf hun opdrachten inschieten
De vrachtportal is een mogelijkheid, geen verplichting. Jij bepaalt per opdrachtgever of hij toegang krijgt, en zonder portal voer je opdrachten gewoon zelf in. Bied je het wel aan, dan maken opdrachtgevers zelf hun opdrachten aan en schieten ze die direct bij jou in. Geen telefoontjes of mails meer overtypen: de opdracht staat meteen in het TMS, herkenbaar als opdracht uit het portal en klaar om in te plannen. Daarna volgen ze zelf de status en halen ze vrachtbrieven en facturen op. In jouw huisstijl, en zonder wachtwoord.
- Zelf opdrachten aanmaken en inschieten: vaste datum en tijd of alleen een weeknummer, laad- en losadres met suggesties, product, eenheid, aantal, gewicht, volle lading en referentie.
- Direct in je planning: een ingeschoten opdracht komt meteen binnen in het TMS, met als herkomst de vrachtportal.
- Status volgen in gewone taal: nieuw, bevestigd, ingepland, geladen of gelost, met wie wanneer tekende.
- Vrachtbrieven downloaden, digitaal en gescand, via beveiligde en tijdelijk geldige links.
- Facturen met status en openstaand bedrag, als PDF.
- Eigen referentie of PO-nummer en bijvoorbeeld een kostenplaats per opdracht, die meegaan naar de factuur. De kalender kleurt dagen waarop iets ontbreekt.
- Inloggen met een eenmalige code per mail, en toegang per opdrachtgever aan of uit te zetten.
- Met jouw logo en naam in de kop. Werkt ook gewoon op de telefoon.
Factureren op wat er echt gereden is
Tarieven per opdrachtgever rekenen elke opdracht door. Per dag werk je de opdrachten af en daarna maakt het systeem verzamelfacturen per week of maand, klaar om te mailen en door te zetten naar de boekhouding.
- Tariefsjablonen met kilometertarief, uurtarief, dieseltoeslag als percentage of vast bedrag, en toeslagen. Per opdrachtgever een sjabloon met eigen afwijkingen.
- Prijs per opdracht of per handeling, een vaste prijs voor een hele keten, en charterwerk op uurbasis. Kilometers en uren worden uit de route voorgesteld.
- Dagfacturatie per dag met dagtotaal, per opdracht, voor charterwerk of chronologisch per chauffeur met aankomst, vertrek, pauze en rijtijd.
- Werkelijk aantal en gewicht uit de app, met correctie en vastlegging wie het wijzigde.
- Verzamelfacturen per week, maand of periode, per opdrachtgever of allemaal tegelijk, met btw, referentie en een aparte factuur per kostenplaats.
- Eigen factuuropmaak met een sjablooneditor en live voorbeeld, per opdrachtgever een eigen sjabloon, en levering per mail of print.
- Facturen volgen: concept, verzonden, betaald of te laat, betalingen registreren, en maandomzet in een grafiek.
- Boekhoudkoppeling met Björn Lundén: opdrachtgevers en facturen automatisch synchroniseren, als concept of direct geboekt, elke nacht of met een klik.
Volledige tijdverantwoording, klaar voor de loonadministratie
De chauffeur houdt zijn dagstaat bij in de app. Kantoor ziet per chauffeur per dag de arbeids- en rusttijden, kan corrigeren waar nodig en exporteert de uren met de juiste toeslagsoorten.
- Start en einde arbeid met GPS, voertuigkeuze en opmerking, en een herinnering als de werkdag niet is afgesloten.
- Activiteiten: rust, wachten, onderhoud, tanken en overig, plus dagtaken die de planner heeft ingepland of die de chauffeur zelf start.
- Automatisch: gaat de chauffeur rijden, dan stopt de lopende rust of wachttijd vanzelf.
- Overnachting vastleggen met locatie, en achteraf registreren op een eerdere datum.
- Uren en rusttijden per chauffeur per dag, met totalen, correctie en de gereden route op de kaart.
- Dagtakenoverzicht met bruto, pauze, netto en gefactureerde uren.
- Verloning volgens de cao: uren gesplitst naar overuren, zaterdag, zondag, nacht en pauzetekort, met instelbaar nachtvenster en overurengrens. Export naar Excel.
- Ook werkplaats- en kantoorpersoneel logt zijn uren in dezelfde TMS-app, naast de chauffeurs.
Weten waar je wagens zijn, en de tachograaf op orde
Tijdens de werkdag ziet kantoor live waar de chauffeurs rijden. Buiten werktijd staat het volgen uit. De app koppelt ook met de tachograaf voor rij- en rusttijden en downloads.
- Live kaart en lijst van alle chauffeurs met status, rit, snelheid en het spoor van het laatste uur, in de browser en in de app.
- Alleen tijdens arbeidstijd: GPS gaat uit bij rust, einde arbeid of zonder werkdag.
- Tachograaf koppelen via Bluetooth (VDO DTCO 4.x en Stoneridge SE5000): live activiteit, rijtijd van de week en tijd tot de dagrust.
- DDD-downloads van bestuurderskaart en voertuig, ook op afstand met de bedrijfspas op kantoor, en automatisch op interval.
- Termijnen bewaakt: herinneringen voor de kaart (28 dagen) en het voertuig (90 dagen), en een archief met controle van de digitale handtekening.
- Tacho op afstand bedienen: activiteit instellen en manuele invoer doen vanaf de telefoon.
ZZP-chauffeur? Doe je urenverantwoording in de TMS-app
Rijd je als zelfstandige voor een of meer opdrachtgevers, dan houd je je uren bij in dezelfde VYS TMS-app. Een tik per activiteit, en aan het einde van de dag stuur je je opdrachtgever een PDF met een volledige dagverantwoording.
- Dienst starten met opdrachtgever, kilometerstand en kenteken. Inloggen met je e-mailadres en een code.
- Een tik per activiteit: rijden, rusten, laden, lossen, wachten bij laden of lossen, tanken, onderhoud of pech, wassen, file, brug open, aan-, af- en omkoppelen met het kenteken van de oplegger, bakken op en af, en overnachten.
- Je eigen knoppen: volgorde aanpassen, knoppen verbergen en eigen activiteiten maken met naam, kleur en pictogram.
- Automatisch: gaat de wagen rijden, dan start de app zelf 'rijden'. Bij stilstand krijg je een melding, en bij elke wissel van activiteit legt de app het adres vast waar je bent.
- Niets vergeten: tijd die nog niet verantwoord is telt zichtbaar door en wijs je achteraf toe. Een dienst over middernacht wordt vanzelf gesplitst.
- Dagverantwoording als PDF met je eigen logo, alle activiteiten, de kilometerstanden en de gereden route op de kaart. Met een knop naar je opdrachtgever gemaild, of gedeeld vanaf je telefoon.
- Overzicht van eerdere diensten, de gereden route per dag en al je opdrachtgevers.
- Optioneel gekoppeld met de tachograaf: rijdt de tacho, dan springt je dagstaat mee op rijden, met de kilometerstand bij elke wissel.
De PDF-dagverantwoording zoals de opdrachtgever hem ontvangt. Namen, bedrijven en adressen zijn in dit voorbeeld onherkenbaar gemaakt.
Alles wat er in VYS TMS zit, op een rij
Geen losse modules die je bij moet kopen: dit zit allemaal in het systeem.
Opdrachten
- Laadblok en losblok met eigen datum en tijd
- Weekopdrachten op weeknummer, als opvulrit
- Meerdere ladingsregels: eenheid, product, aantal, gewicht
- Volle lading (FTL) en charterwerk
- Referentie, klantreferentie en kostenplaats
- Vervolgopdrachten en gekoppelde opdrachten op een factuur
- Kopieren en in een keer op een tweede datum
- Filters, zoeken en eigen kolomindeling
- Export naar CSV
- Opdrachten uit e-mail en PDF-bijlagen laten herkennen met AI, ter controle
- Beveiliging tegen verwijderen van uitgevoerde of gefactureerde opdrachten
Planning
- Planbord met pool van niet-ingeplande opdrachten
- Slepen binnen en tussen ritten, lijst of kolommen
- Live samenwerken met meerdere planners
- Voertuig en chauffeur met beschikbaarheid
- Charters draaien mee in planning en app, net als eigen chauffeurs
- Dagtaken, planningstaken, overnachting en notities
- Route optimaliseren, kaart met km en rijtijd
- Dagoverzicht per vrachtwagen en chauffeursplanning
- Plannen vanuit de app: het enige TMS waarbij dat kan
- Met één druk inloggen als chauffeur om mee te kijken en op afstand te helpen
- Vakantieplanning chauffeurs met beschikbaarheid per dag
- Onderhoudsplanning voertuigen met beschikbaarheid per dag, en keuringen die aflopen direct inplannen
- Planning-waakhond per mail
- Ritopdracht printen of als PDF
Chauffeursapp
- Apple (iPhone) en Android, inloggen met code
- Ritten, stops, lading en notities
- Navigatie met eigen kaart-app, Streetview, dagroute
- Aankomst automatisch geregistreerd op het adres
- Geladen, gelost en wachttijd met een tik
- Werkelijk geladen aantal en gewicht
- Superchauffeur: opdrachten claimen en aanmaken
- Wijzigingen zelf maken in plaats van doorgeven: trekker, notities, splitsen naar andere dag
- Foto's bij een opdracht, gemaild naar de opdrachtgever
- Berichten met de planning en pushmeldingen
- Rollen: chauffeur, superchauffeur en planner
- Tekstgrootte en tegelkleuren instelbaar
Vrachtbrieven
- Digitale AVC en CMR als PDF
- Tekenen bij laden en lossen, met tijd en GPS
- Handtekening vervoerder automatisch
- Controlecode en logboek tegen wijzigen
- Tekenen kan ook in de browser
- Papieren vrachtbrief scannen naar PDF
- Automatisch mailen naar de opdrachtgever
- Mailstatus: afgeleverd, geopend, niet aangekomen
- Archief per dag met statistiek
- Weekzip met vrachtbrieven bij de factuur
Vrachtportal (optioneel)
- Opdrachtgevers maken zelf opdrachten aan en schieten ze in
- Ingeschoten opdrachten direct in het TMS
- Op vaste datum of op weeknummer
- Status volgen in gewone taal
- Vrachtbrieven en facturen downloaden
- Eigen referentie, PO-nummer en kostenplaats
- Kalender met ontbrekende gegevens
- Bedrijfsgegevens en standaardadressen beheren
- Inloggen zonder wachtwoord
- In de huisstijl van de vervoerder
Tariefering en facturatie
- Tariefsjablonen: km, uur, diesel, toeslagen
- Tarief per opdrachtgever, per opdracht of per handeling
- Charterwerk op uurbasis
- Dagfacturatie en chronologisch dagoverzicht
- Verzamelfacturen per week, maand of periode
- Aparte factuur per kostenplaats
- Sjablooneditor voor de factuur
- Mailen of printen, betalingen registreren
- Weekoverzicht en maandomzet
- Boekhoudkoppeling met Björn Lundén
Tijd en verloning
- Dagstaat in de app met GPS
- Rust, wachten, tanken, onderhoud en dagtaken
- Automatisch stoppen van rust bij rijden
- Overnachting en achteraf registreren
- Werkmelding met snelknoppen op de telefoon
- Uren en rusttijden per chauffeur corrigeren
- Dagtakenoverzicht bruto, pauze, netto
- Cao-verloning met toeslagsoorten
- Export naar Excel
- Ook uren loggen voor werkplaats- en kantoorpersoneel
Tracking en tachograaf
- Live kaart van chauffeurs en voertuigen
- Volgen alleen tijdens arbeidstijd
- Tachograaf koppelen via Bluetooth
- Live rij- en rusttijden
- DDD-download kaart en voertuig, ook op afstand
- Automatisch downloaden op interval
- Herinneringen 28 en 90 dagen
- DDD-archief met handtekeningcontrole
- Tacho op afstand bedienen en manuele invoer
Beheer
- Opdrachtgevers met contactpersonen, KvK, btw en IBAN
- Opdrachtgevers importeren uit Excel of CSV
- Adresboek laad- en losadressen met instructies
- Verloopdata van rijbewijs, keuring en code 95 per chauffeur, met waarschuwing 60 dagen vooraf
- Trekkers, opleggers en aanhangers
- Keuringsdata van voertuigen: APK, tachograaf en zelf te benoemen keuringen zoals ADR of HACCP, met filters op afloopdatum
- Voertuigtypes en standplaatsen
- Producten, eenheden en dagtaken als variabelen
- Beheerders met rollen en rechten per pagina
- Inloggen zonder wachtwoord, optioneel tweestaps
- Logboeken, e-mailstatus en inloggegevens
- Online handleiding en rondleiding per scherm
- Maatwerk op allerlei vlakken, in overleg
ZZP: urenverantwoording
- Dagstaat in de TMS-app voor zelfstandige chauffeurs
- Een tik per activiteit, eigen knoppen
- Automatisch rijden bij beweging
- Onverantwoorde tijd achteraf toewijzen
- Kilometerstand begin en eind
- PDF-dagverantwoording met logo en routekaart
- Met een knop naar de opdrachtgever mailen
- Optioneel gekoppeld met de tachograaf
Nieuw met een TMS? Lees wat een TMS is, waar je op let bij het kiezen en waarom VYS TMS past bij de KTO.
Wat klanten zeggen
Van klein transportbedrijf tot vervoersvereniging: zo werken klanten met VYS TMS en het VYS-platform waarop het draait.
Als klein transportbedrijf waar planner en ondergetekende zelf ook vaak op de vrachtwagen zitten, hadden we een TMS nodig dat daadwerkelijk vanuit de app aangestuurd kan worden, niet alleen vanachter een bureau. VYS TMS is samen met ons doorontwikkeld en sluit nu precies aan op hoe wij werken: chauffeurs die zelfstandig opdrachten aan kunnen maken en wijzigen, planning die live meebeweegt, en alles van opdracht tot factuur in één systeem. Minder heen-en-weer bellen, meer overzicht en minder op kantoor hoeven zijn.
Onwijs fijne app! Werkt erg prettig, overzichtelijk en intuïtief. Een ideale manier om je tachograaf eenvoudig te bedienen en uit te lezen. Ook de uitgebreide urenverantwoording, die je gemakkelijk als PDF kunt downloaden en naar klanten kunt sturen, is ontzettend handig. Kortom: zeer tevreden en eerlijk gezegd kan ik inmiddels niet meer zonder deze app.
Vervoersvereniging Dijk en Waard werkt al sinds 2019 samen met dit bedrijf. Recentelijk zijn wij overgestapt van VYS 1.0 naar VYS 2.0. Het integraal planningspakket heeft daarmee een belangrijke update ondergaan; ledenadministratie, vrijwilligersadministratie, chauffeursplanning, wagenparkbeheer, ritplanning, boekingssysteem incl. app voor leden en chauffeurs en facturatie welke volledig geautomatiseerd. Het is logisch opgebouwd waardoor makkelijk in gebruik en tegelijk is hulp altijd aanwezig om vragen te beantwoorden. Wij zijn er blij mee!
Vragen over VYS TMS
Is VYS TMS geschikt voor een KTO of een middelgroot transportbedrijf?
Daar is het juist voor gemaakt. Van de KTO met een handvol wagens, zelfstandige chauffeurs of een planner die zelf ook rijdt, tot het middelgrote transportbedrijf waar meerdere planners tegelijk live in dezelfde planning werken. Alles wat je op kantoor kunt plannen, kun je ook onderweg in de app plannen en bijsturen.
Kan ik ook vanuit de app plannen?
Ja, en VYS TMS is het enige TMS waarbij dat kan. In de app zie je de opdrachtenbak, wijs je opdrachten toe aan een rit, versleep je stops binnen en tussen ritten, open je ritten en maak je nieuwe opdrachten aan. Wat je onderweg wijzigt, staat meteen bij je chauffeurs en op kantoor.
Kan ik als planner zien wat mijn chauffeur in de app ziet?
Ja. Met één druk op de knop log je in de app in als die chauffeur. Je ziet dan zijn ritten en stops precies zoals hij ze ziet, zodat je hem op afstand kunt helpen. Een balk onderin laat zien dat je in de chauffeursmodus zit, en met Terug naar admin ben je meteen weer planner.
Kunnen charters ook meedraaien in de planning?
Ja, net zo eenvoudig als je eigen chauffeurs. Een charter zet je gewoon op een rit, en met dezelfde VYS TMS-app voor Apple (iPhone) of Android ziet hij de ritten die jij hem geeft. Laden, lossen, vrachtbrieven en foto's registreert hij op dezelfde manier, dus op kantoor en onderweg volg je alles live.
Is er ook iets voor ZZP-chauffeurs?
Ja. Zelfstandige chauffeurs houden hun uren bij in dezelfde VYS TMS-app, met een tik per activiteit. Aan het einde van de dag sturen ze hun opdrachtgever met een knop een PDF met de volledige dagverantwoording, inclusief kilometerstanden en de gereden route.
Op welke apparaten werkt het?
Kantoor werkt in de browser, zonder installatie. De chauffeursapp is er voor Apple (iPhone) en Android, te downloaden in de App Store en op Google Play. De vrachtportal werkt in elke browser, ook op de telefoon.
Hoe loggen gebruikers in?
Zonder wachtwoord. Planners, chauffeurs en opdrachtgevers krijgen een eenmalige code per mail. Voor chauffeurs kan ook een vaste persoonlijke inlogcode worden ingesteld, en beheerders kunnen tweestapsverificatie aanzetten.
Moet mijn opdrachtgever iets installeren?
Nee. De vrachtportal is bovendien optioneel: jij bepaalt per opdrachtgever of hij toegang krijgt, en opdrachten invoeren kan altijd ook gewoon op kantoor of in de app. Geef je een opdrachtgever toegang, dan logt hij in met zijn e-mailadres, kan hij zelf opdrachten inschieten en ziet hij zijn opdrachten, vrachtbrieven en facturen.
Kan een chauffeur zelf opdrachten boeken?
Ja, met de rol superchauffeur. Die kan opdrachten uit de opdrachtenbak aan zijn eigen rit koppelen, nieuwe opdrachten aanmaken en de volgorde van zijn stops aanpassen. Een gewone chauffeur registreert en werkt zijn ritten af.
Moeten chauffeurs wijzigingen nog doorgeven aan de planning?
Nee. Wisselt een chauffeur van trekker of kenteken, wil hij een notitie toevoegen of moet laden of lossen naar een andere dag, dan past hij dat zelf aan in de app. De planning ziet de wijziging meteen, zonder telefoontje of appje.
Welke boekhoudpakketten worden ondersteund?
Voor goederenvervoer is er een koppeling met Björn Lundén, voor opdrachtgevers en facturen. Werk je met een ander pakket, neem dan contact op: het platform heeft ook koppelingen met Exact Online en SnelStart.
Kan het in onze eigen huisstijl?
De vrachtportal toont je eigen logo en naam, en de chauffeursapp haalt het logo en de kleur van je bedrijf op. Maatwerk is in overleg mogelijk.
Is maatwerk mogelijk?
Ja, op allerlei vlakken. Werk je net even anders, heb je een koppeling met een ander systeem nodig, extra gegevens bij een opdracht of een eigen overzicht of export, dan bouwen we dat in overleg voor je. Bespreek het gerust tijdens de demo.
Zien hoe het werkt met jouw eigen ritten?
We laten VYS TMS graag zien, van opdracht tot factuur, en denken mee over maatwerk voor jouw manier van werken. Mail of bel ons en we plannen een demo in.